國家安全監管總局關于印發安全生產監管檔案管理規定的通知
安監總辦[2007]126號

各省、自治區、直轄市及新疆生產建設兵團安全生產監督管理局，海洋石油作業安全辦公室各分部：

　　為加強安全生產監管檔案的管理，充分發揮檔案在安全生產監督管理工作中的作用，我局組織制定了《安全生產監管檔案管理規定》，經商國家檔案局同意，現印發給你們，請遵照執行。

二○○七年六月四日

安全生產監管檔案管理規定

　　一、總則

　　1．為加強安全生產監管檔案的管理，充分發揮檔案在安全生產監督管理工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，結合安全生產監管工作特點，制定本規定。

　　2．安全生產監管檔案是指各級安全生產監督管理部門在依法履行安全生產監督管理職責工作中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的歷史記錄。

　　3．各級安全生產監督管理部門應加強對檔案工作的領導，將檔案工作列入本單位總體發展規劃和檢查、考核內容，確定承擔檔案工作職責的機構(以下簡稱檔案管理機構)和必要的人員，統籌安排開展檔案工作所需經費。

　　4．安全生產監管檔案由本單位檔案管理機構或者檔案工作人員集中管理，任何人都不得據為己有或者拒絕歸檔。

　　二、檔案機構及其職責

　　5．在國家檔案行政管理部門統籌規劃、組織協調、統一制度、監督和指導下，安全生產監管檔案工作實行統一領導、分級管理。

　　國家安全監管總局對各省、自治區、直轄市及計劃單列市的安全生產監管檔案工作進行業務指導。

　　各級安全監管部門安全生產監管檔案工作同時接受上級業務管理部門和同級人民政府檔案行政管理部門的監督和指導。

　　6．國家安全監管總局的檔案機構履行下列職責：

　　(1)貫徹有關法律、行政法規和國家有關方針政策，研究、制定安全生產檔案管理方面的規章、制度、規范和標準；

　　(2)制定安全生產檔案工作發展規劃，并組織實施；

　　(3)指導本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作，統一管理本單位的檔案，并按規定向中央檔案館移交檔案；

　　(4)承辦安全生產監管、煤礦安全監察檔案工作人員業務培訓工作，組織檔案業務研究及學術交流活動。

　　7．縣級以上安全生產監督管理部門應明確檔案管理機構，并有專人負責檔案工作。具體職責是：

　　(1)貫徹執行有關法律、行政法規及國家安全監管總局發布的規范、標準,建立、健全本單位的檔案工作規章制度；

　　(2)對本單位的歸檔工作進行指導，統一管理本單位的檔案，積極開發檔案信息資源，編制檢索工具，匯編文件資料，做好檔案利用工作；

　　(3)監督、指導所屬機構的檔案工作；

　　(4)做好檔案的鑒定和統計工作，按規定向屬地國家綜合檔案館移交檔案。

　　8．檔案工作人員應熟悉檔案專業理論知識，熟悉安全生產監督管理業務，忠于職守，遵守紀律，具有履行職責必需的文化知識和專業技能，并定期接受相應培訓。

　　三、文件材料的形成和歸檔

　　9．各級安全生產監督管理部門應當建立健全文件材料歸檔制度，對文件材料的歸檔范圍、時間、質量要求、程序等做出具體規定，確保歸檔文件材料齊全、完整、準確、系統。

　　10．安全生產監管檔案主要由安全生產監管日常管理文件材料、執法檢查材料、行政審批和備案材料以及事故調查處理文件材料組成。

　　(1)安全生產監管日常管理文件材料，包括履行安全生產監督管理職責過程中形成的各種文件、立法相關材料、會議材料、安全統計分析材料、信訪材料、行政復議材料及其他日常管理文件材料等。

　　(2)執法檢查材料，包括安全生產執法檢查、督查、專項整治過程中形成的調查筆錄、處理決定等執法文書材料以及相應的安全事故隱患整改材料等。

　　(3)行政審批和備案材料，包括職責范圍內新建、改建、擴建工程項目的安全設施審查及竣工驗收審批材料，職責范圍內的安全生產許可審批材料，對工礦商貿生產經營單位安全生產條件和有關設備(特種設備除外)進行檢測檢驗、安全評價、安全培訓、安全咨詢等社會中介組織的資質認定審批材料，生產經營單位主要負責人及安全生產管理人員安全資格考核材料，特種作業人員考核材料，職責范圍內要求的各項管理工作備案材料等。

　　(4) 事故調查處理文件材料，包括本單位在事故報告、調查處理和批復結案過程中形成的全部文件材料。

　　11．安全生產監督管理部門形成的具有保存價值的文件材料，由文書機構或文件材料形成機構按相關要求整理后，向本單位檔案管理機構歸檔。

　　12．安全生產監管日常管理文件材料應于次年6月30日以前歸檔；事故調查處理文件材料應在事故處理結束后1個月內歸檔；執法檢查材料、行政審批和備案材料可分階段歸檔。

　　13．歸檔文件質量要求：

　　(1)歸檔的文件材料必須是辦理完畢、齊全完整、具有保存價值；

　　(2)本部門主辦的文件，必須歸檔保存原件，確無原件的，須在備考表中予以說明；

　　(3)歸檔的文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料應符合檔案保護要求；

　　(4)已破損的文件應予修復，字跡模糊或易褪變的文件應予復制；

　　(5) 電子文件形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子文件，制成紙質文件與原電子文件的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯；

　　(6)歸檔的電子文件應存儲到符合保管要求的脫機載體上。歸檔保存的電子文件一般不加密，必須加密歸檔的電子文件應與其解密軟件和說明文件一同歸檔。

　　14．文件材料歸檔時，交接雙方應清點、核對文件材料，并在移交方編制的歸檔移交目錄上簽字或蓋章。

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　　四、檔案的管理

　　15．安全生產監督管理部門應根據本單位實際情況，對歸檔文件進行科學系統地分類、排列、編目和保管，采用先進技術和管理方法，推動文檔一體化進程，實現檔案管理現代化。

　　16．安全生產監管日常管理文件材料可按年度、組織機構、保管期限分類，按形成時間順序排列，或采用適合本單位的檔案分類方案，按件整理。

　　執法檢查材料可按年度、行業、地區分類，以每個被監管單位形成的文件材料為保管單位整理，按形成時間順序排列。

　　行政審批和備案材料可結合行政審批和備案項目、行業、地區、被監管單位，采用適合本單位的檔案分類體系和排列方法，以一個被監管單位的一項行政審批和備案項目形成的文件材料為保管單位整理，一項一卷。行政許可項目在審批手續完成后在許可有效期內發生變更，辦理變更手續過程中形成的案卷可與申辦案卷合并保管或單獨排列。

　　事故調查處理文件材料以一起事故形成的文件材料為保管單位整理，按年度結合案卷形成時間順序排列。

　　17．安全生產監管檔案的保管期限根據國家檔案行政管理部門和國家安全監管總局的有關規定執行。

　　18．各級安全生產監督管理部門形成的人事、會計、科技檔案的管理按國家有關規定執行。

　　19．對于已滿保管期限的檔案，要按照國家有關規定，組織專門鑒定小組進行鑒定。

　　20．經鑒定須銷毀的檔案，檔案工作人員應編制銷毀清冊，經單位主管領導審查批準，由檔案工作人員和指定的監銷人共同監銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊永久保存。

　　21．各級安全生產監督管理部門應建立檔案的統計制度，對檔案的接收、移交、保管、利用等情況進行統計，并按規定向上級業務管理部門和地方檔案行政管理部門報送檔案工作基本情況統計報表。

　　22．檔案工作人員應在調動工作、退休或其他原因離開工作崗位之前，辦好檔案的交接手續。

　　其他機構工作人員離職前，必須將未歸檔的文件材料全部歸檔，并清退所借檔案。

　　23．安全生產監督管理部門應設檔案專用庫房，配備必要的設備設施。檔案庫房應符合防火、防盜、防潮、防塵、防光、防鼠、防蟲、防高溫的要求，庫房面積應滿足今后一段時間檔案數量增長的需要。庫房應與辦公室、閱覽室分開。

　　五、檔案的利用

　　24．各級安全生產監督管理部門應積極開展檔案利用工作，編制適用的檢索工具，開展檔案編研工作，為安全生產監督管理工作提供檔案信息服務。

　　25．檔案工作人員要嚴格履行檔案借閱手續。遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》，認真貫徹執行保密法規，做好保密工作。

　　26．對電子文件采用網絡的方式利用時，應采取身份認證、權限控制等安全保密措施，并遵守有關的借閱規定。

　　27．因利用檔案解決重大問題，并產生較大的經濟效益和社會效益的，應進行檔案利用效果登記。

　　六、獎懲

　　28．凡有下列事跡之一的，安全生產監督管理部門、檔案行政管理部門應給予表彰和獎勵：

　　(1)對檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績的；

　　(2)對檔案的保護和現代化管理做出顯著成績的；

　　(3)同違反檔案法律、法規的行為作斗爭，表現突出的。

　　29．對于違反《中華人民共和國檔案法》和本規定相關條款的行為，按照《中華人民共和國檔案法實施辦法》第五章的有關規定予以處罰。

　　七、附則

　　30．本規定由國家安全監管總局負責解釋。

　　31．本規定自2007年7月1日起施行。