國家安全監管總局辦公廳關于印發安全監管監察部門檔案業務建設規范的通知

各省、自治區、直轄市及新疆生產建設兵團安全生產監督管理局，各省級煤礦安全監察機構：

　　為加強安全生產監督管理部門、煤礦安全監察機構(以下簡稱安全監管監察部門)檔案業務標準化建設，根據《中華人民共和國檔案法》及有關法律、法規、標準，研究制定了《安全監管監察部門檔案業務建設規范》。現印發給你們，請認真貫徹落實。

國家安全生產監督管理總局辦公廳

二○一○年三月二十四日

安全監管監察部門檔案業務建設規范

　　１.范圍

　　本規范規定了檔案管理在政策保障、工作職責、制度建設、整理質量、統計利用、檔案室建設、信息化建設等方面的基本要求。

　　２.規范性引用文件

　　中華人民共和國檔案法

　　中華人民共和國檔案法實施辦法

　　檔案工作基本術語(DA/T1-2000)

　　歸檔文件整理規則(DA/T22-2000)

　　３.基本要求

　　3.1機關必須建立檔案工作，集中統一管理本機關工作活動過程中形成的各種門類和載體的全部檔案。

　　3.2設立專門的檔案工作機構或指定負責檔案工作的機構。配備專職或兼職檔案管理人員，并保持相對穩定。

　　3.3加強對檔案工作的領導，把檔案工作列入本機關發展規劃和工作計劃，在經費、庫房、設備等工作條件上給予保障，使檔案工作與機關整體工作同步發展。

　　3.4檔案管理人員須經專業培訓并持證上崗。

　　4.工作職責

　　4.1制訂本機關檔案工作規范和管理制度。

　　4.2負責本機關各類檔案接收、整理、保管、利用、統計、鑒定和移交工作。

　　4.3對所屬單位檔案工作進行指導。

　　4.4完成上級機關布置的工作。

　　5.檔案工作制度建設

　　5.1各單位應制定本機關檔案管理工作的制度。

　　5.1.1機關文件歸檔范圍與保管期限表。

　　5.1.2歸檔文件整理辦法。主要包括歸檔時間、程序要求和不同類型、不同載體形式的歸檔文件整理方法。

　　5.1.3檔案分類體系表。主要包括分類體系、類目名稱、代字、代碼、代號對應規則及對照表。

　　5.1.4檔案數字化規程。主要包括數字化范圍、工作流程、技術規范等。

　　5.2省級安全監管監察部門可以統一制定以下制度。

　　5.2.1檔案利用制度。主要包括利用范圍、方式、批準要求。

　　5.2.2檔案保密制度。主要包括檔案的保密措施和對檔案人員的保密要求。

　　5.2.3檔案庫房管理制度。主要包括檔案的安全保護和庫房、設備管理措施。

　　6．檔案整理質量建設

　　6.1總的要求是:遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

　　6.2歸檔文件齊全完整。按照機關文件歸檔范圍收集歸檔。本機關形成的文件材料歸檔率達到100%。正本和定稿同時歸檔，反映同一內容的不同載體形式的材料同時歸檔。成套性文件要遵循形成規律，收集齊全，成套保存。

　　6.3分類科學，保持分類方案的穩定性。按照檔案內容和載體的不同，制定、實行統一的分類方案，并保持長期穩定。

　　6.4歸檔文件按年度分別進行整理。跨年度形成的文件材料的歸檔，處理方法要保持前后一致。

　　6.5不同類別的檔案，可以以“件”或者“案卷”為保管單位進行管理。檔案保管單位一經確定，不得隨意變更。

　　6.6件（案卷）內文件排列有序,頁號編寫清晰，歸檔章填寫齊全準確，字跡材料耐久規范。

　　6.7保管期限劃分準確。

　　6.8以案卷為保管單位的檔案，題名擬定要確切、簡練、結構完整，能準確概括卷內文件反映的時間、單位、問題。

　　6.9對破損文件應予修整，字跡模糊的文件和熱敏紙傳真件要復印后連同復印件一并歸檔。

　　6.10檔案裝訂使用符合檔案保護要求的裝訂方式。裝訂應結實整齊，不壓字，不掉頁，不倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀。成冊的材料不必拆掉重新裝訂。

　　6.11檔案整理完畢后裝盒,要填寫盒脊項目和備考表，要求項目齊全、填寫準確、書寫整齊。

　　6.12采用計算機輔助方式進行檔案著錄，用詞規范、錄入標準保持一致。

　　6.13數據著錄完畢后及時用檔案專用移動硬盤備份，以防數據丟失。移動硬盤應入庫保存。

　　6.14歸檔文件目錄使用A4規格紙張打印并分類裝訂，一式兩份，一份入庫保管，一份供日常查閱使用。

　　7．檔案統計和服務質量建設

　　7.1按期編制、報送檔案工作基本情況統計年報，數據統計準確，符合要求。

　　7.2建立檔案借閱登記簿。借閱人、借閱時間、借閱數量、借閱卷宗、利用目的以及利用效果各項應登記齊全。

　　7.3根據本單位工作需要,采用檔案編研、陳列展覽等多種形式，主動開展檔案利用工作。每年至少完成一項編研成果。

　　8．檔案室建設

　　8.1檔案庫房。

　　8.1.1設置檔案專用庫房,與辦公室、閱覽室分開,并遠離易燃、易爆場所和腐蝕性氣源。未采取特殊處理措施的，檔案庫房不宜建在地下室。

　　8.1.2檔案庫房須定期清潔，做好防塵工作。配備防火、防盜、防光裝置以及防蟲、防霉藥品。檔案無丟失事故和失泄密現象發生，無霉變、褪色、塵染、水污、破損及蟲蛀鼠咬現象。

　　8.1.3配備必要的溫濕度監控調節裝置。檔案庫房溫度應保持在14℃－24℃之間，每晝夜波動范圍在±2℃之間；濕度應保持在45%－60%之間，每晝夜波動范圍在5%之間。

　　8.1.4配置足夠的適宜安全保存檔案的裝具。庫房內檔案柜架排列整齊，空間適度，避光通風。不同規格、不同式樣的裝具應歸類排列，橫豎成行。柜子之間的過道寬度一般在1m－1.2m之間。有窗庫房的檔案架（柜）排列，應與窗戶垂直，以免強烈陽光照射。

　　8.1.5建立清晰、準確的庫房存放檔案位置索引或存放示意圖。包括庫房號、柜（箱、架）號、檔案類別、年度、檔案編號。

　　8.2工作用設備。

　　8.2.1配備檔案專用計算機、掃描儀、不間斷電源。

　　8.2.2配置檔案管理軟件以及檔案專用備份移動硬盤。

　　9．檔案信息化建設

　　9.1把檔案信息化建設納入本機關信息化建設，確保檔案信息化建設與機關信息化建設同步規劃、同步建設、同步發展。

　　9.2實現檔案目錄的計算機查詢、管理。

　　9.3對保管期限在30年(含30年)以上的紙質檔案進行數字化加工，實現重要檔案內容的數字化管理。

　　9.4已歸檔電子文件應建立備份，并注明相應的紙質檔案檔號。

　　9.5實現已歸檔電子文件的全文查詢。

　　9.6本單位局域網絡內提供檔案目錄檢索和數字化檔案信息的查詢利用。