文件是國家黨政機關指導工作、部署任務的一種重要手段和形式，它具有很強的政策性和時效性。文件雖然具有重要作用，但不是越多越好，如何提高文件的質量，發揮它應有的效能，是需要認真研究的課題。安監部門必須十分重視文件的指導作用，分析研究文件的規律性，規范文件的內容和格式，用好文件這一指導工作的有效形式。
一、 當前安監部門文件的現狀
近幾年，在各級黨政機關中，安監部門的“三多”（檢查多、會議多、文件多）是出了名的，其中就有文件多，據統計，一個設區的市級安監局全年的文件總和超過300件，差不多一天一個文件。從文件內容上來劃分，主要有以下幾類：1、上報省、當地黨委、政府及有關部門的文件，主要是工作報告、請示、發展規劃、專項申請等。2、規范性的文件，主要是對面上工作的要求或者就某一項工作作出規范。3、安排工作、部署任務的文件，主要是全年性的或者季節性的工作安排。4、工作情況通報，主要是對階段性的工作進行小結、對下步工作提出要求，分析事故發生原因、汲取事故教訓，推廣先進經驗、促進工作開展，學習領導批示、鼓舞工作干勁。5、專題會議紀要，針對某項問題進行專題研究，形成共同遵守的意見，讓大家執行。6、許可、審批事項和事故處理批復，主要是安監部門負責的有關安全許可、安全審查、事故處理，作出的結論性意見。7、聯合發文，政府有關部門與安監部門就某一項工作作出安排，或者安監部門與政府有關部門聯合開展活動，如安全生產專項整治等。8、轉發上級文件，就市級安監部門來說主要是轉發省、國家安監總局的文件。9、其他需要以文件形式行文的事項。從文件種類上來劃分，可分為：1、正式文件，包括政府安委會文件、安委會辦公室文件、安監局文件、局黨組文件；2、函件，包括政府安委會函、安委會辦公室函、安監局函；3、電報，包括政府安委會內部明電、安委會辦公室內部明電、安監局內部明電。另外，還有針對事故隱患整改下達的政府督辦令，向有關政府、部門、企事業單位出具的安全生產證明，等等。
二、文件使用中存在的問題
大量文件的產生使安監部門承擔了十分繁重的任務，同時，由于安監部門成立時間相對較晚，很多工作都是開創性的、沒有先例可參考，給文件的制定帶來了一定困難，在文件使用中也存在一些問題。一是轉發上級文件過多。上級文件具有全局性和超前性，是對一個省或者全國工作作出的部署，具有普遍的指導意義，但是，具體對一個市來說不一定完全適合，有的對上級文件不管有用沒有用一律轉發，有的甚至原文照轉。文件倒是發下去了，基層不知道該辦那些事。二是質量不高。有的文件還是停留在一般號召上，套話、大話羅列成篇，大路邊上的話多，實質性的內容少，要求多、辦法少。就某項工作來說，往往是上級要求的你要求了、別人說的你也說了，就是沒有自己的主張和措施。有的由于缺乏調查研究，對基層情況摸不透、拿不準，出臺的文件不符合實際情況，前邊發了文件后邊改，影響了公文的嚴肅性。甚至有些安排臨時性工作的文件，就向一陣風刮過算完，沒有生命力。三是越級行文。正式文件的越級行文不是很普遍，但在安全生產“三同時”審查、審批、驗收等工作中，存在越級行文現象。如，安監部門組織相關企業的安全三同時審查驗收后，出具的意見，目前就是安監部門直接向企業發文，有的省級安監部門還直接向某民營企業行文。這樣以來，行文的隸屬關系就被打亂了。四是格式不規范。有的文號不統一，國家安監總局發文也沒有統一的文號；有的文件字體、字號、格式、頭尾比較亂，甚至存在錯字、白字，有的政府安委會的文件印制單位落款卻是某某安監局辦公室；有的對單位簡稱使用不規范，一份文件一個樣。五是執行文件的效率不高。有些文件只顧印發，缺乏檢查落實，有的單位收到文件一閱了之，等發生事故了才知道上級有要求；有的單位收到文件一轉了之，反正我把文件發下去了，出了事故沒有我的責任。
三、嚴格管理，提高文件的質量和水平
（一）嚴格審批，防止亂發文件。安監部門要把文件管理作為業務建設的一項重要工作來抓，建立健全文件管理機制，實行一把手簽批負責制，凡是正式文件要在起草人員、公文處理人員、分管負責人層層把關的基礎上，由主要領導親自簽批。主要領導簽批文件便于在全局性、政策性上把關，也體現了領導重視，同時，也是對文件起草人員的一個警覺，提醒每一位工作人員都要十分注意，你起草的文件要送給主要領導閱，馬虎不得。
（二）加強調研，提高文件質量。一是深入了解下情，安排自己的工作，出臺的文件要有要求、有目標、有措施、有辦法、有檢查、有考核、有獎懲，做到發一份文件規范一個方面的業務、指導一個時期的工作。二是認真研究上級精神，創造性地制定文件，做好結合的文章，對上級出臺的指導意見，要組織專門力量進行研究，舉一反三，逐類旁通，提出獨創性的見解，拿出自己的招數，防止人云亦云。三是注重細節，對文件的內容要仔細推敲，在政策性、實用性、可操作性上很下功夫，提出一項措施辦法要在一定范圍內進行試套，反復修改，經得起實踐的檢驗。如制定一個管理辦法，就要跟上實施細則，制定一套表格，出臺相關解釋，這樣下級才能夠正確地遵守執行。
（三）規范格式，統一要求。文件不僅是指導工作的重要手段，也是一個部門的門面，文件質量的高低直接影響部門形象的好壞，因此，必須嚴格規范，統一要求。一是統一文號，安監部門的發文一律由辦公廳（室）按照國務院文書處理規定的格式統一編號，不能隨便亂編、自行其是。二是一般不準越級行文，卻需越級行文的，要抄送越過的機關，對于三同時審查意見書之類的文件，可考慮設計專門的審批文書，向行政執法文書那樣，既統一格式，又具有權威性。三是規范字體、字號、簡稱、落款、時間、附件、圖表等內容。四是加強業務培訓，利用多種形式開展公文處理培訓和文化知識的學習，提高全體工作人員的理論政策和文字處理水平。
（四）定期考核，提高效率。要重視文件的使用和落實考核工作，上級部門要制定措施，定期對文件的閱讀、辦理、使用情況進行考核，開展評選優秀公文活動，獎勵高質量的文件起草者，調動文件處理人員的積極性。對規范性的文件年初要作出工作計劃，年內出臺幾個文件要心中有數，擬定提綱，分解任務，組織調研，按時完成。年底要對文件的使用情況進行考核，對照發文清單檢查所屬單位收文是否完整，辦理文件是否及時，文件提出的要求是否落實到位，針對發現的問題，研究制定改進的措施，提高文件的效率。