1.0目的

　　本程序文件規(guī)定了表格的編制和質(zhì)量記錄（以下簡(jiǎn)稱(chēng)記錄）的標(biāo)識(shí)、收集、編目、歸檔、貯存、保管、處理以及借閱的管理方法。

　　2.0適用范圍

　　本程序文件適用于各部門(mén)的記錄控制。

　　3.0職責(zé)

　　3.1各部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌表格的編制和控制。

　　3.2各部門(mén)分別負(fù)責(zé)本部門(mén)記錄的控制。

　　4.0程序

　　4.1表格的編制和標(biāo)識(shí)

　　4.1.1所有的記錄表格都由各部門(mén)根據(jù)其工作性質(zhì)、工作范圍和工作目的統(tǒng)籌進(jìn)行編制或修訂。

　　4.1.2文控中心制訂表格的編碼，編碼定在表格的右上方，編碼包含有公司碼、控制碼、日期碼。

　　4.1.3文控中心將已編制或修訂好的修訂好的表格填寫(xiě)在<表格登記一覽表>上，以用于查詢(xún)表格的最新版本，確保使用的表格是最新的。

　　4.1.2記錄的收集、編目、歸檔、保存、處理。

　　4.1.2.1各部門(mén)定期（根據(jù)需要，每天、每月或每年）將相關(guān)的記送交相應(yīng)部門(mén)。

　　4.1.2.2歸檔

　　記錄歸檔原則：原則（一）是同年同種產(chǎn)品（型號(hào)）的同種記錄歸為同冊(cè)，不同種記錄歸為同一檔號(hào)。原則（二）是同年同種歸為同檔號(hào)，不同種但記述的是同一事物的記錄歸為同冊(cè)。

　　4.1.2.3貯存

　　4.1.2.3.1收集的是本年記錄，各部門(mén)負(fù)責(zé)人按歸檔原則，把編入同冊(cè)的記錄放在一起，當(dāng)夾本記錄過(guò)多時(shí)，可按月或按半年的周期將前面的記錄從夾本中取出，

　　然后加上檔案封面貯存在臨時(shí)檔案柜內(nèi)。

　　4.1.2.4各部門(mén)負(fù)責(zé)人將記錄存放后做好標(biāo)識(shí)，以便快速查詢(xún)。

　　4.1.2.5文控中心以保證記錄在貯存期內(nèi)能夠保持良好的狀態(tài)且不會(huì)有遺失的情況發(fā)生。

　　4.1.2.6質(zhì)量記錄貯存位置應(yīng)保持通風(fēng)、干燥。

　　4.2各部門(mén)自行控制的記錄是不同種

　　4.2.1各部門(mén)自行保管的記錄的歸檔原則：原則（一）是同種記錄歸為同冊(cè)；原則（二）但記述的是同一事物的記錄歸為同冊(cè)。記錄貯存在專(zhuān)用夾中或文件柜中。

　　4.2.2各部門(mén)按記錄的性質(zhì)和有效期自行制訂記錄的貯存期限，貯存期限應(yīng)填寫(xiě)在〈表格登記一覽表〉上，記錄超過(guò)了期限可作廢品處理。

　　4.3外來(lái)記錄的控制

　　4.3.1外來(lái)記錄編寫(xiě)序號(hào)碼，序號(hào)碼寫(xiě)在記錄的右下角，序號(hào)由多位數(shù)字組成。

　　4.3.2有關(guān)部門(mén)按上述編碼方式對(duì)接收到的外來(lái)記錄編號(hào)。

　　4.3.3外來(lái)記錄的歸檔：可將一種記錄單獨(dú)歸為一冊(cè)或與本公司記錄混合為一冊(cè)。

　　4.3.4根據(jù)外來(lái)記錄的性質(zhì)和有限期，制訂記錄的貯存期。

　　4.3.5外來(lái)記錄的保存期為一年，超過(guò)保存期的作廢品處理。

　　5.0記錄

　　<表格登記一覽表>