一、OHSMS文件的結構層次與編寫原則
　　1．OHSMS文件的結構層次
　　（1）結構的分類
　　①分為三類：即管理手冊（A層次）、程序文件（B層次）、作業文件（C層次）。
　　②分為四類：即管理手冊、程序文件、作業文件、紀錄。
　　結構選擇時，應充分考慮與組織的質量管理系統（ISO9000）文件、環境管理體系（ISO14000）文件結構的兼容；還應充分考慮組織的性質、規模、技術要求以及人員素質等情況。建議按管理手冊、程序文件、作業文件三個層次分類，但最終的選擇應由組織根據自身情況確定。
　　（2）各層次文件的內容
　　A層次（OHS管理手冊）：闡述組織的OHS方針、目標，概括性、綱領性地描述組織的OHSMS，包括或引用程序文件。
　　B層次（OHS程序文件）：描述為實施OHSMS各要素所涉及到的各職能部門的活動。它起著承上啟下的作用，對上它是OHS管理手冊的展開和具體化，使管理手冊中原則性和綱領性的要求得到展開和落實；對下它應引出相同的支持文件，包括作業文件和記錄文件等。
　　C層次（OHSMS作業文件）是詳細的作業文件。它是程序文件的進一步展開和細化，通常將其統稱為支持性文件，包括作為指導書、計劃、記錄等。支持性文件在OHSMS中所占的數量最多，涉及面廣，它針對OHS有關的各項活動規定了具體的技術要求和實施細則，因此，它是OHSMS運行的基礎，組織在建立OHSMS時，千萬不能忽視支持性文件的補充和完善。
　　（3）對層次的理解
　　①這種層次的劃分不是唯一的。組織建立OHSMS、設計體系文件結構時，可以根據組織的特點和需要去確定文件層次的劃分。
　　②這種文件層次的劃分并不是表明哪一層次的文件重要。應該說作為OHSMS文件的一部分，各層次文件相互依存，缺一不可。
　　③標識文件間的相互關系。管理手冊闡述組織的OHS方針、目標、組織機構以及OHSMS的要求；程序文件作為管理手冊的支持性文件，描述各部門如何去進行安全衛生工作以達到規定的要求，每項活動具體技術細節，則又可在作業文件中體現。因此，各層次的文件盡管分開，但內容可以相互引用，下一層次的文件內容不應與上一層次的文件內容相矛盾，而且在描述上應更詳細、更具體。
　　④表示文件的相對數量。對于一個組織，管理手冊只是一種或幾種，而程序文件、作業文件和記錄的數量則是自上而下逐漸增加的。
　　⑤文件管理的需要。對于不同的文件，其發布和控制的部門、方式可能會不同，因此劃分文件的層次可以更有效地對其進行控制和管理。
　　2．OHSMS文件編寫的核心思想與原則
　　（1）核心思想：寫你要做的、做你所寫的、記你所做的。換言之，做不到的勿寫，寫過的必做，做過的必記。或者為：該寫的必須要寫，寫了的必須去做，做了的必須留下真實的憑證。然而，真正達到核心思想的要求且長期持續改進，乃是很難的。
　　（2）系統性原則
　　①程序文件的數量和覆蓋面應符合《試行標準》和《實施細則》對全部要素的要求和組織的實際需要；
　　②各層次文件均應作到接口清楚、結構合理、協調有序；
　　③各層次文件應涉及OHS管理體系一個邏輯上獨立的部分；
　　④所有的文件均應按統一規定的方法編輯成冊；
　　（3）法規性原則
　　①體系文件應遵循國家及機械行業頒布的法規、標準要求；
　　②組織制定的OHSMS文件，是組織的法規性文件，必須嚴格執行；
　　③文件的修改、廢止均應按規定的OHS管理程序進行；
　　（4）協調性原則
　　①體系文件的所有規定應與組織的其它管理規定相協調；
　　②體系文件之間應相互協調；
　　③體系文件應與有關技術標準、規范相互協調；
　　④體系文件的各種職責應清楚，避免不協調或職責、權限不清。
　　（5）見證性原則
　　①向管理者、相關方、第三方審核機構證實本組織OHSMNS的運行情況；
　　②對審核來講，體系文件可作為下列方面的客觀依據：
　　A.符合國家、機械行業的法律、法規和標準；B.危險因素已被辯識、評價和有效控制；C.所有涉及的活動均有程序予以規定和控制；D.運行正常、績效明顯，及持續改進承諾的實現。
　　（6）適用性原則
　　①體系文件應根據《試行標準》和《實施細則》的要求、組織的規模、生產活動的具體性質采用不同的形式；
　　②體系文件的詳略程度應與人員的素質、技能和培訓等因素相適應；
　　③文件的所有規定，在實際工作中都能得到有效貫徹。
　　（7）唯一性原則
　　①對于一個組織，其OHSMS文件是唯一的；
　　②通過清楚、準確、簡單扼要的表達方式，實現唯一的理解；
　　③決不允許針對同一事項的相互矛盾的不同文件同時使用；
　　④不同組織的文件可具有不同的風格。
　　二、OHSMS文件編寫的方式
　　1．編寫的方式
　　（1）自上而下依次展開的方式。按管理手冊、程序文件、作業文件（記錄）的順序編寫，這有利于上一層次文件寫下一層次文件的銜接，但對文件編寫人員的素質要求較高，文件編寫所需時間較長，且必然伴隨著反復修改。
　　（2）自下而上編寫方式。按支持性文件、程序文件、管理手冊的順序編寫，這適用于原來管理基礎較好的組織，但是必然有總體設計方案，否則容易出現混亂。
　　（3）從程序文件開始，向兩邊擴展的編寫方式。先編寫程序文件，然后在進行管理手冊和支持性文件的編寫，這實質是從分析活動，確定活動程序開始，有利于《試行標準》和《實施細則》的要求與組織實際的緊密結合，也可縮短文件編寫時間。
　　2．編寫的方法
　　體系文件的編寫方法。體系文件的編寫是一項艱巨而又復雜的工作，為保證此項工作的順利進行，達到預期的效果和目的，在編制體系文件之前，有必要進行充分的策劃，以避免造成人力、物力、財力的浪費和時間上的拖延。通常，分為以下幾個步驟編制體系文件，可以縮短文件從編制到成熟的時間，取得較好的效果。
　　（1）成立OHSMS文件編寫小組
　　①明確目的。有些組織在編寫體系文件時，常常盲目地抄襲、照搬其它組織的文件或資料，這種“移花接木”的方式產生的體系文件是不適用的，因為，每個組織都有自己的特點，從產品結構、生產方式、服務項目、管理模式到人員素質、設備環境等各方面都不會也不可能與其它組織完全相同。所以，必須是本組織人員編寫，即能體現本組織OHS方針OHSMS特點，又能指導本組織OHSMS有效的體系文件。
　　②成員要求。小組成員的挑選應考慮以下幾個方面：
　　a.最高管理層應有效介入；b.小組成員應經過編寫方法的培訓；c.應具備一定的管理經驗；d.能代表各有關部門。
　　（2）進行文件編制準備。在正式編制體系文件之前，編制小組應進行編制計劃，這種有利于體系文件編制的整體性，同時加速編制制度。在編制計劃中，應明確以下幾個方面的內容：
　　①確定文件的編制格式。對一個組織說，所有的體系文件應進行基本統一格式。當體系文件不是僅有少數幾個編制時，更應事先以書面形式規定各層次文件的編制格式。以統一的格式編制出的體系文件，會給所有與之接觸的人產生深刻的印象——OHSMS是在有目的的策劃下產生的。
　　②搜集相關信息。在編寫之前，必須考慮把什么樣的信息編寫進去。來自組織外部的要求，常常在合同、訂單以及其它形式的材料中體現，優勢還體現在法律、法規中；來自組織內部員工的要求是雙向的，一方面，它們需要清楚的了解它們必須做什么，達到何種程度才能滿足OHSMS的要求。另一方面，它們在長期的工作中已形成了自己獨特的工作方法和習慣，而且它們可能也有很多建議和要求，所有這些內、外部信息都應盡可能地寫進體系文件中去。
　　③分析和清理現行文件。在編寫體系文件之前，應對組織已有的、與OHSMS有關的文件及現行標準、制度和規定進行一次分析和清理。這項工作的目的是將那些可以在 OHSMS中使用的文件加以保留，對不完善之處進行補充、完善；將那些失效、過期作廢的文件統一收回處理，以確保今后所使用的文件的有效性。
　　組織如果已經建立了ISO9000質量體系或ISO14000環境管理體系，就應使OHSMS與這兩個體系融合，特別是：培訓、文件控制、記錄管理、內部審核和管理評審等管理方式類似，這些程序最好在原ISO9000或ISO14000程序的基礎上充實為好。
　　④進行培訓和分工，明確任務和接口。為保證體系的編制質量，需從以下兩方面進行考慮：其一是對編制人員進行培訓，使他們對標準的內容，編制文件的主要內容、格式方面有正確的理解；其二是制定一個體系的編寫計劃，在計劃中明確以下內容：a.對文件編制人員進行分工，明確各自的任務；b.規定各部分文件初稿、審核、批準、發布等各階段的時間；c.確定各編制人員之間交流、協調的渠道和方式，必要時可選定一名總協調人，負責各編制人員之間的協調、指導及處理接口。
　　（3）編制過程控制。在體系文件的編制過程中，應考慮以下幾個方面實施控制：
　　①盡可能地參考組織內以往有關文件，對過去行之有效的方法在新文件中予以保留從而減少對新文件的“陌生感”。
　　②在編制過程中要及時勾通信息，尤其是在描述活動接口時，應及時協調清楚，以免后患。
　　③盡可能多地了解文件所涉及部門人員的活動過程及方式，對不違背標準要求的內容應在文件中體現，切記“閉門造車”。
　　④送交審批前應征求有關部門人員的意見。
　　（4）進行符合性審核。OHSMS文件和符合性審核是一項非常重要的工作，在審核中，要對已編制完成的初稿就其是否符合標準的要求，是否滿足法律的要求，是否完整的描述本組織的OHS活動的實際過程，是否存在職責和活動的交叉、重復，是否符合編制格式的要求等諸多方面進行審查。此外，對體系文件的語言及用詞方面還要進行審核，使體系文件盡可能的簡明扼要，即精練而又不至于使意思含糊不清，避免使用太多的形容和那些容易引起誤會的詞。