1 目的
為了確保本公司職業安全衛生和環境管理體系運行的所有場所和人員所使用的文件和資料處于受控狀態特制定本程序。
2 適用范圍
本程序適用于與職業安全衛生和環境管理體系有關的文件和資料的控制。
3 引用文件 (無)
4 術語與定義
4.1 重大作業項目：可能對人身、設備安全產生重大影響的作業項目。
4.2 一般作業項目：可能對人身、設備安全產生一般影響的作業項目。
5 職責
5.1 職業安全衛生和環境管理體系管理手冊由最高管理者批準發布，程序文件由管理者代表批準發布。
5.2 標準部負責職業安全衛生和環境管理體系管理手冊、程序文件的組織編寫、發放、更改以及組織職業安全衛生和環境管理體系文件的評審工作，負責組織適用法律、法規的獲取與識別。
5.3 公司各部門、項目部、專業公司負責相關文件的實施，文件制訂意見的提出以及本單位文件和資料的日常管理。
5.4 公司各部門、項目部、專業公司負責本單位作業范圍內作業指導書、安全操作規程等職業安全衛生和環境管理體系支持性文件的制訂、報批和實施。
5.5 總工程師或項目部總工程師負責重大作業項目作業文件的最終審批工作。
5.6 項目部安監部負責重大作業項目作業文件的審批、上報及一般作業項目作業文件的審批工作。
6 工作程序
6.1 職業安全衛生和環境管理體系的文件結構
一級：管理手冊
二級：程序文件
三級：作業文件
6.2 文件的制（修）訂
6.2.1 文件制（修）訂的條件：
a) 公司的組織結構、技術改造、設備更新等變化，現文件不能滿足需要；
b) 上級文件或標準進行修訂，公司現行文件與之不符；
c) 經使用單位（部門或分公司及其部門）反映，文件的可操作性不強或與實際生產活動中行之有效的做法不相符；
d）與公司其他體系文件相抵觸。
6.2.2 文件制（修）訂的提出與歸口
使用文件的單位負責文件制（修）訂意見的提出，涉及到管理手冊和程序文件的由標準部負責統一修訂，作業文件由各單位自行修訂。
6.2.3 文件的批準發布
修訂的文件由有關領導批準后，標準部發布并收回原版本。
6.3 文件資料的更改控制
6.3.1 文件更改的分類：
a) 一般更改：指對原文件進行部分補充或完善；
b) 改版：指對原文件版面內容更改二分之一以上，或原文件的主要內容發生根本變化的更改。
6.3.2 文件更改的方法和步驟
6.3.2.1 一般更改由原文件起草單位填寫“職業安全衛生和環境管理體系文件修改審批表”，經管理者代表批準后，由標準部統一下發修改頁，收回原頁。
6.3.2.2 改版由原文件起草單位填寫“職業安全衛生和環境管理體系文件修改審批表”， 經管理者代表批準后，由標準部統一下發新版本，收回原文件。
6.3.2.3 標準部每年至少進行一次有效版本的確認，并編制有效版本目錄清單，經職業安全衛生管理者代表批準后，以文件形式通知，使用部門及時對所使用文件進行更換和確認。
6.3.2.5 文件改版一般須經原文件審核人審核，若指定其他人審核，則必須獲得審核所需依據的有關資料。
6.3.2.6 文件更改，標準部應進行編號登記，并編制文件更改一覽表，更改后文件發至使用人時，文件接收人必須及時辦理依舊換新手續，并對舊版本加蓋“作廢”標記，防止誤用。
6.4 文件的編碼
職業安全衛生和環境管理體系文件由標準部統一編碼，其編碼為：
企業標準
分類號
序號
版號和修改碼
6.5 文件的日常管理
6.5.1 文件和資料的日常管理由公司標準部負責。
6.5.2 公司標準部應填寫全公司的職業安全衛生和環境管理體系文件的收發記錄。
6.5.3 公司各部門、項目部、專業公司及下屬部門應填寫本單位的文件收發記錄，分別填寫“職業安全衛生和環境管理體系文件發放登記臺帳”和“規程、規范、標準發放登記臺帳”。
6.5.4 文件分“受控”和“非受控”兩狀態，受控文件應加蓋受控章，受控文件應有唯一性標識（受控號），填寫在“受控” 章內，“受控”文件的發放范圍由公司標準部確定。
6.5.5 作廢文件應停止使用，原文件使用單位應送交公司標準部統一處理。如需留作資料，則應加“作廢”標識，以確保使用文件版本的有效性，公司標準部應及時回收作廢文件，予以更新，經主管領導批準后，統一進行銷毀，并建立記錄。
6.5.6 文件資料未經歸口管理部門認可，不允許私自復制、翻印，更不許外傳，復制應由歸口管理部門進行，并作記錄。
6.5.7 記錄的制訂、填寫、保存按《記錄控制程序》進行。
7 相關文件
QB 552-25-00——《記錄控制程序》
8 相關記錄
“職業安全衛生和環境管理體系文件發放登記臺帳”（附表1）
“職業安全衛生和環境管理體系文件修改審批表”（附表2）
附表1：
職業安全衛生和環境管理管理體系文件發放登記表
序號
領用人姓名
版別
編號
領用人簽字
日期
文件修改記錄
回收日期
回收人
處理方式
附表2：
職業安全衛生和環境管理體系體系文件修改審批表
修改提出部門：
修改原因：
原文件條文
文件名稱：
版 本：
修改碼：
修改后文件條文
文件名稱：
版 本：
修改碼：
審批
經理或管理者代表：
標準化專員：
文件修改人：