建立整合型體系,與在一個組織內建立兩個或兩個以上各自獨立的管理體系相比,具有以下優勢:有利于避免不同體系之間的重復、矛盾;有利于提高管理體系的效率和效益;有利于降低體系運行成本和認證成本;有利于提高組織整體業績。
OHSAS18001與ISO14001有很多相同之處:都遵循PDCA循環的原理;都強調系統化、標準化、程序化、文件化的管理;框架結構一致;其核心的要素都是17個,且條款號一一對應;采用相同的過程模式控制圖,即具備相同的管理思路。因此,OHSAS18001與ISO14001的整合,是最具備基礎,最容易有機融合的。
但在策劃環境管理體系與職業安全健康管理體系的整合時,應本著“通盤考慮、互相彌補、能合不分、簡潔易懂”的原則,確定一個關系清楚、便于理解、容易操作的綜合體系結構。
一、 整合的基本思路
為了確保在滿足標準要求和組織實際管理需要及效果的前提下,投入盡可能少的資源,使用盡可能簡潔的程序,形成盡可能簡煉的文件,以達到相對更高的效率,不能簡單地羅列兩項標準的各條要求,而應該由表及里,在消化、吸收、理解、提煉的基礎上,將標準要求與組織實際情況有機融合。在建立文化體系時,這種整合的思路,重點體現在環境與職業安全健康管理手冊中。
1.就近不就遠
兩個體系整合,要確定其中一個為主線,從整體上盡量貼近這條主線來描述,以保持口徑、風格和內容的一致性,避免忽東忽西的混亂現象。而且在具體管理內容與方法的描述上,哪一個定得更具體更明確,就盡量靠近哪一個,這就是所謂“就近”的涵義。
2.就簡不就繁
這里的“簡”包含兩種含義:一種是指在理解其內含的基礎上,對兩項標準中共有要素、共有要求能合即合。抓住內涵,不受表述語言不同的“干擾”最為重要。否則很容易形成“抄標準”的弊端,而且抄兩個標準必定抄亂。 “簡”的另一個含義,是指系統地識別標準的要求,理清各要素要求之間的關系,以使體系整合既保持充分,又保證簡潔。如4.4.3信息交流/協商與交流,標準中并未規定具體的交流內容,但其他條款中的一些要求已經指明了交流的需要(不限于此):方針的傳達與法律、法規信息的傳達、運行程序和要求的的通報、管理評審信息的收集等等。對此如果不以求簡的思路做出整體的安排,很容易前后矛盾、混亂不堪、甚至丟三落四。“繁”往往是思路不清的結果。
3.就多不就少
很簡單,如前所述,如果兩項標準中各相對應的條款要求不盡相同,就存在某一標準某一條款中的要求多于另一標準相對應條款的情況,只有“就多”才能保證體系的充分性。但在操作上,完全可以根據本組織的現狀、職責劃分、實施難度以及要求本身的性質等實際情況,在整合時確定是將這些“多”出的要求兼顧環境與職業安全健康兩項,還是僅用于原構成體系要求自身。如“主動測量”、“被動測量”是《審核規范》4.5.1條中的要求,ISO14001標準中無此區分,在整合時不能丟開不管。但究竟是借鑒職業安全健康體系的這一提法,將涉及環境體系的監測也同時界定為“主動”、“被動”,還是在此仍將這項要求僅限于職業安全健康方面,完全可以斟酌。
4.就嚴不就寬
與“就多不就少”同理,“就嚴不就寬”用于兩項標準相對應條款相同要求的具體控制尺度和細節。如4.2.2培訓、意識和能力,兩項標準中都有對相關人員進行培訓的要求,而《審核規范》中更明確要求“制訂并保持”且“定期評審”培訓計劃;兩項標準中都有對相關人員勝任其相關工作的要求,而《審核規范》中進一步要求對其能力進行“鑒定”。類似這種情況,建議不必費神斟酌,從嚴而行即可,否則平添許多麻煩。
二、 整合中需要關注的問題
由于環境體系與職業安全健康體系兩者間管理目的、對象及內容的不同,使的雙方在整合中會出現一些不容易融合甚至是互相沖突的問題,應在確定體系結構、內容和控制措施時予以充分的考慮。 ISO 14001和《審核規范》中各要素的控制要求基本是相同的。但如果詳細對照,兩個標準間相對應要素的具體控制要求,幾乎在每一相關條款中都有細小的區別。舉例如下: 例1, 4.2環境方針/職業安全健康方針內容上,都有“一個適合”、“兩個承諾”、“一個框架”的要求實施上,都有“文件化”、“傳達到全體員工”、“為公眾(相關方)獲取”等要求。但《審核規范》4.2條款里的第(4)條“確保與員工及其代表進行協商,并鼓勵他們積極參與……”及第(8)條關于定期評審的要求,是ISO14001中未明確表述的。 例2 ,4.4.5文件控制/文件和資料控制 ISO14001標準中特別提出了“所有文件均需要字跡清楚,注明日期(包括修改日期)……”等要求,《審核規范》中則未明確表述的。最典型的當屬標準中“4.3.1環境因素/危害辨識、風險評價和風險控制的策劃”所直接涉及或由此引發的問題。
1.如何處理兩標準的4.3.1條款要求
這要依據組織的性質、規模來確定。一般而言,雖然ISO14001 標準和《審核規范》的4.3.1條款要求從表面上看有許多不同:一個將環境因素,一個講危害、風險;一個要求制定風險計劃,一個沒有在本條款明確這項要求……但拋開其管理對象不談,二者同樣具有“識別(辨識)、評價、更新”的要求,而且“控制計劃”同樣可以用于環境因素,“定期評審”也不必只針對職業安全健康危害及風險,這就不難解決,完全可以在手冊的同一章節、同一程序中整合。
2.注意矛盾點的合理解決
由環境因素和職業安全健康危害、風險自身性質所決定,有些問題形成了很明顯的對立矛盾。如照明,燈多、功率大會形成“電能浪費”的環境因素,而燈少、功率小又可能造成“作業環境不良”的職業危害;又如噪音、粉塵,排出去時關注重點是環境因素,密閉在室內則是對現場操作者的職業危害、風險。對這類問題,在建立整合體系時要認真考察,慎重對待,選取最佳控制措施。
3.整合中還有一些容易被忽視的問題,也需要特別關注。如“評審”,尤其在《審核規范》中,關于評審的要求除管理評審外尚未有8處之多,應予以適當的安排。
4.確定控制程序的數量時應考慮的問題
4.1標準的要求
ISO 14001標準與《審核規范》在體系程序化上的要求是完全一致的,均有11處要求建立并保持程序,也就是說,不論組織規模大小,性質如何,建立程序的下限是11個(將其中若干程序合并的除外)。
4.2 整合的要求
大致包括三種情況:
其一,通用要素程序。指在管理目的、對象和內容上不必進行細致區分,以完全相同的工作流程和控制條件即可滿足要求的要素的程序,如內審程序。
其二,差別明顯的相對應要素的程序。指在管理目的、對象和內容上有明顯不同,必須分別明確控制條件方可滿足要求的要素的程序,如“4.3.1環境因素/危害辨識、風險評價和風險控制的策劃”。這類要素,既可以設置一個程序解決問題,也可以設置兩個或多個程序來滿足要求,這要看組織的性質、規模、環境要素和職業安全健康危害及風險的復雜程度等多方面情況而定。就一般情況而言,從整合的角度,當然還是能用一個程序解決就用一個程序。
其三,運行控制所需的程序。運行控制需要多少程序,要依方針的要求、環境因素/重要環境因素和職業安全健康危害與風險的識別、評價結果、目標、指標、管理方案的內容而定。作為整合體系,也還是要本著通盤考慮、能合不分的原則,盡可能將相關兩個方面問題放在一個程序中控制,如以《能源管理程序》規定照明設備及照明控制要求,兼顧環境和職業安全健康管理兩方面。
4.3 其他應考慮的相關問題
如場所、周邊環境、人員素質、工藝流程、設備設施、財務狀況、操作難度以及第三層文件的支持程度等。
體系是系統工程,整合體系是更為復雜的系統工程。注意發現“同”,有利于能合即合;注意發現“異”,有利于避免遺漏,決不可忽視。同時說明一點,要準確理解ISO14001與《審核規范》的內涵,必要時,應參照ISO14004及《職業安全健康管理體系指導意見》中的有關論述(如《審核規范》4.2條款中的第4 條,參照“指導意見”3.1條款的解釋,才會清楚地解釋:它既是對方針內容的要求,也是對方針實施的要求。)。使整合體系能夠全面滿足充分性、適宜性和有效性的要求,需要長時間的探索。