一、職業健康安全管理手冊作用

　　職業健康安全管理手冊是闡述一個組織的職業健康安全方針和描述其職業健康安全管理體系的文件，主要就體系作概括的表述，是體系文件中的主要文件，也是在實施和保持體系的正常運行中應長期遵循的綱領性文件。它對內是組織內部實施職業健康安全管理的基本法規，為各項職業健康安全管理活動提供統一的標準和共同的行為準則；對外是職業健康安全保證能力的文字表達，以使需方和第三方確信本組織的技術和管理能力，保證生產活動的職業健康安全達到規定的要求。所以，手冊的編制不同于其他層次文件的編制，一方面它要求按照管理的理論，總結本組織職業健康安全管理的實踐，提煉本組織職業健康安全管理的經驗；另一方面它又要求按照OHSMS 標準推薦的體系要素，對組織現存的固有體系進行繼承和自我完善，為組織職業健康安全管理的適用性和有效性提供條件和規范。通過職業健康安全管理手冊的編寫過程，實質是對組織的職業健康安全管理體系進行一次全面的審核和完善。職業健康安全管理手冊的作用：

　　（1）是組織建立職業健康安全管理體系的總體規劃。

　　根據OHSMS 標準制定的職業健康安全管理手冊，是對組織職業健康安全方針、體系以及包括職業健康安全管理各項職能及各項管理活動的整體描述，而職業健康安全管理的各項工作和活動都是依據職業健康安全管理手冊的基本規定加以細化、補充，成為具體的標準、制度，所以，它實質上起到了組織職業健康安全管理體系總體藍圖的作用。

　　（2）是統一和協調組織各部門職業健康安全活動、實施工傷事故及職業病預防和控制的根本依據和法規。

　　職業健康安全管理手冊作為組織內部法規性文件，為各項職業健康安全管理活動提供了統一的標準和共同的行為準則。手冊系統地、原則地規定了各項職業健康安全職責和程序，以協調體系的有效性。

　　職業健康安全管理手冊又是組織各級職業健康安全管理人員實施職業健康安全管理與控制的根本依據，當組織內其他職業健康安全管理方面的標準和制度與職業健康安全管理手冊相抵觸時，應服從職業健康安全管理手冊的規定。

　　（3）是組織向上級主管部門、需方或第三方提供職業健康安全保證能力和水平的文字表述。

　　此外，編制職業健康安全管理手冊還可達到如下目的：

　　1）描述組織的方針、目標、承諾、程序和要求，展示組織職業健康安全管理體系重點解決的問題；

　　2）總體描述和實施有效的職業健康安全管理體系；

　　3）提供改進的常規控制，促進管理活動；

　　4）為審核職業健康安全管理體系提供文件依據；

　　5）職業健康安全管理體系情況改變時，保證體系及要求的連續性；

　　6）按職業健康安全管理體系的要求和相應方法培訓人員；

　　7）向組織各級管理者展示組織職業健康安全管理的總框架；

　　8）向各級管理人員提供查詢所需文件與記錄的途徑；

　　9）明確各部門的職責與相互關系；

　　10）對外介紹職業健康安全管理體系；

　　11）證明其自身職業健康安全管理體系符合標準規定。

　　編寫職業健康安全管理手冊應遵循指令性、符合性、系統性、協調性、先進性、可行性、可查性等項原則。

　　職業健康安全管理手冊內容即要有系統性，又要避免面面俱到、冗長重復。它不可能像具體工作標準或管理制度那樣詳盡，對各要素內容、要素間的關系和控制程序只需概括地作出原則規定。在描述時，要求文字準確、語言精煉、結構嚴謹，還要通俗易懂，以便組織內全體員工能理解和掌握。概括起來就是：系統闡述，突出重點；層次清楚，協調統一；整體優化，切實可行。

　　職業健康安全管理手冊在深度和廣度上可以不同，取決于組織的性質、規模、技術要求及人員素質，以適應組織的實際需要。對于中、小型組織，可以把管理手冊和程序文件合成一套文件，但大多數組織為了便于管理仍把管理手冊、程序文件分開。

　　二、職業健康安全管理手冊編寫工作程序

　　職業健康安全管理手冊是在職業健康安全管理體系的設計階段形成的文件，該文件應當按照OHSMS體系分析的結果，對體系的構成、各要素的內容及其相互之間的聯系作出系統、明確和原則的規定，在初始評審和體系設計之后編制。

　　編制職業健康安全管理手冊工作程序如圖7-3-1 所示。

　　（1）資料收集與分析：

　　1）需要收集的主要資料包括：①組織機構現狀；②各部門職責和權限現狀（各部門確認的）；③各部門需要解決的工作接口問題和其他問題；④對現有各種管理制度和作業程序以及各有關部門的執行情況的說明；⑤對現有的各種技術標準、規范以及各部門執行情況的說明。

　　2）資料分析：①評價現有機構及職能是否完善，列出需完善的職能清單；②評價工作接口現狀，列出需研究、解決的工作接口問題的清單；③評價現有管理文件和作業文件的有效性，提出需增加、調整或作廢的文件方案。

　　（2）職能完善和職責、權限的確定：

　　1）現有部門的職責和權限調查；

　　2）列出需要調整或補充的職責和權限的清單；

　　3）提出調整或補充職責和權限的議案；

　　4）有關部門討論，提出修改意見；

　　5）由組織最高管理層研究決定；

　　6）發布有關明確職責和權限的文件；

　　7）在編寫文件和運行過程中發現需進一步明確或補充的問題應隨時決定并補充發文。

　　（3）確定管理手冊結構。

　　（4）落實手冊編寫的組織工作。

　　（5）制定編寫手冊的工作計劃。

 

　　三、職業健康安全管理手冊的內容

　　（1）內封面：

　　1）組織名稱；

　　2）組織標準編號；

　　3）手冊標題；

　　4）符合標準的版次；

　　5）手冊的發行版本、手冊編碼、手冊發放控制號。

　　（2）批準頁：聲明手冊是職業健康安全管理體系的綱領性文件，是全體員工必須遵守的法則；最高管理者批準發布實施的命令（含最高管理者簽字），批準發布日期和實施日期。

　　（3）適用范圍和應用領域：應清楚表明手冊和體系文件的適用范圍和應用領域。包括組織的行政范圍、地理范圍和應用領域。

　　（4）對職業健康安全管理者代表的任命書。

　　（5）目錄：應列出手冊各章、節的題目和頁碼，包括章、節的主要附錄等。

　　（6）組織的概況：單位的名稱、地址及通訊方法。也可包括如生產經營、地理位置、主要背景、歷史和規模等。

　　（7）術語和定義：手冊應盡量使用公認術語和定義，但需要時可根據本組織實際規定不同含義的詞，或對特定術語規定特定含義。

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　　（8）領導承諾：明確提出組織的承諾（最高管理者簽字）。

　　（9）職業健康安全方針：明確提出組織的職業健康安全方針（最高管理者簽字）。

　　（10）組織機構、職責和權限：明確本組織內部機構設置（可給出組織機構圖）、各職能部門職責權限（可給出職責分配圖）、隸屬工作關系。

　　（11）體系要素描述：是對職業健康安全管理體系)& 個要素和職業健康安全管理體系管理程序的簡要描述，包括程序的適用范圍和內容，該程序的主管部門及相關部門的職責與任務，對該程序的控制及要求等；同時為程序文件提供查詢途徑，即要附上相關程序文件編號和名稱。

　　這部分一般按要素及其層次劃分章節進行闡述。在編寫職業健康安全管理手冊時，可以將幾項要素合為一個要素而在一章中闡述，也可將每一項要素分別寫出，但一定要覆蓋17 個要素，闡明各要素之間的聯系和區別。章節的順序，一般可控OHSMS標準中所列出各體系要素的順序編排。

　　這些要素可按下列內容編寫：

　　1）概述（或目標、總則）。闡明該要素的目標和實施該要素應遵循的準則。要素的目標是指其職能發揮至最佳狀態時應達到的期望目標；

　　2）職責：描述此要素的責任部門，協助部門；

　　3）內容要求：要素要求的一定要寫到；

　　4）相關文件。

　　體系要素描述應注意的事項：①無程序要求的要素（如職業健康安全方針、目標與指標、組織機構與職責、職業健康安全管理體系文件、管理評審等）盡量在手冊一級文件中敘述清楚；②有要求制定程序的要素，簡要描述，詳見程序；"按標準要求寫，盡量貼近組織的實際操作情況。

　　（12）支持性資料附錄：該附錄可含有支持手冊的資料（包括程序文件一覽表、作業文件一覽表、OHSMS記錄一覽表和手冊更改記錄表等）。

　　四、手冊的批準、發布和控制

　　（1）手冊發布前，手冊編寫責任人應對手冊內容、格式、職責與接口進行審查；各部門領導會簽以確認手冊中規定的職責和權限、接口方式和活動原則；由最高管理者對其進行最終的審定，以保證清晰、準確、適用和結構合理。也可請使用者對手冊的可行性進行評定和評論。然后批準發行，并在所有文件中標出批準的識別標記。

　　（2）批準后手冊發放的辦法應保證所有使用者都能適當使用，保證合理發放和控制。

　　（3）應規定手冊編制、控制和更改協調辦法。

　　五、職業健康安全管理手冊目錄示例

　　（1）職業健康安全管理手冊的發布令。

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　　（2）職業健康安全管理者代表任命書。

　　（3）職業健康安全方針。

　　（4）組織簡介。

　　（5）目的、適用范圍、引用法規及標準、定義。

　　（6）職業健康安全管理體系要素：

　　1）總要求；

　　2）職業健康安全方針；

　　3）危險源辨識、風險評價和風險控制策劃；

　　4）法規和其他要求；

　　5）目標和指標；

　　6）職業健康安全管理方案；

　　7）組織結構與職責；

　　8）培訓、意識與能力；

　　9）協商和溝通；

　　10）職業健康安全管理體系文件；

　　11）文件和資料控制；

　　12）運行控制；

　　13）應急準備和響應；

　　14）績效測量和監視；

　　15）事故、事件、不符合、糾正和預防措施；

　　16）記錄；

　　17）內部審核；

　　18）管理評審。

　　（7）附錄：

　　1）職業健康安全法律、法規標準及要求清單；

　　2）重要危險因素清單；

　　3）目標、指標、管理方案；

　　4）職業健康安全管理組織結構圖。

　　六、職業健康安全管理手冊中幾項要素描述示例

　　示例1.

 

　　（1）概述：建立并保持程序以獲取職業健康安全法律、法規、標準和其他要求，確認其符合性并跟蹤其變化以及時更新。

　　（2）職責：安全科負責職業健康安全法律、法規和其他要求的獲取及適用性確認，對符合性進行檢查。

　　各單位應嚴格遵守已確認的職業健康安全法律、法規、標準及其他要求。

　　（3）控制要求：

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　　1）按程序獲取并確認職業健康安全法律、法規和其他要求；

　　2）建立適用的職業健康安全法律、法規、標準和其他要求的臺賬；

　　3）根據公司生產的變化，確定新的重大風險對法律、法規的符合性；

　　4）跟蹤法律法規和其他要求的變化，并及時更新相應臺賬。

　　（4）相關文件：

　　1）AB/CDE/HJK———1999：職業健康安全法律、法規識別確定程序；

　　2）AB/.../...———1999，法律、法規、標準清單。

　　示例2：

 

　　（1）概述：依據本公司的職業健康安全方針和確定的重大風險，制定職業健康安全目標，公司的目標應分解到各部門，以實現對工傷事故和職業病的預防和持續改進。

　　（2）職責：

　　1）安全科負責提出和修訂公司的職業健康安全目標及其日常檢查；

　　2）職業健康安全管理者代表負責審查職業健康安全目標；

　　3）相關單位負責本單位職業健康安全目標分解和細化并落實；

　　4）總經理負責審批職業健康安全目標。

　　（3）控制要求：

　　1）目標制定的依據

　　a）公司的職業健康安全方針；

　　b）要考慮技術的先進性及可選方案；

　　c）相關方的期望和要求，法律、法規的要求；

　　d）經營管理與競爭的要求，市場狀況，經濟條件。

　　2）目標的檢查與修訂

　　a）安全科組織有關部門每半年對公司職業健康安全目標、指標的實施情況進行一次（必要時可增加次數）檢查，并將結果報職業健康安全管理者代表。

　　b）當目標和指標需要修訂時，安全科應報管理者代表，并提交職業健康安全管理評審會議，各部、科要根據評審結果對本部門的目標進行相應的修訂。

　　c）各部、科應根據職業健康安全管理方案的實施，對分解的門標實施過程進行檢杳和控制。當重要危險因素發生變化時，應及時修訂目標和指標并文件化。

　　d）目標和指標的變更和修訂必須經職業健康安全管理者代表審核，總經理批準。

　　（4）目標與指標見附錄（略）

　　（5）相關文件

　　AB/.../...———1999職業健康安全目標、指標管理程序

　　示例3：

 

　　（1）概述

　　為保證職業健康安全目標、指標的實現，制定職業健康安全管理方案并確保執行。

　　（2）職責

　　1）安全科負責組織有關職能部門研究提出職業健康安全管理方案的草案；

　　2）職業健康安全管理者代表負責審查職業健康安全管理方案；

　　3）各單位根據分解的目標，制定具體落實方案，由安全科進行監督檢查；

　　4）總經理負責審批職業健康安全管理方案。

　　（3）控制要求

　　1）管理方案的制定

　　a）管理方案應明確實現目標；

　　b）管理方案要有技術措施，并且可行；

　　c）管理方案要寫明完成的時間和進度；

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　　d）管理方案要有規定的責任部門；

　　e）重大危險因素應制定職業健康安全管理方案。

　　2）職業健康安全管理方案的審批和實施

　　a）制定、修訂后的職業健康安全管理方案要形成文件，報職業健康安全管理者代表審查，并報總經理批準；

　　b）為了保證職業健康安全管理方案的實施，公司的最高管理者要保證所需資源的落實。

　　3）職業健康安全管理方案的修訂。

　　a）職業健康安全管理方案應隨公司活動、生產和服務的變化及時調整和修訂；

　　b）職業健康安全目標和指標發生重大變化時，安全科應組織有關職能部門對職業健康安全管理方案進行修訂或補充；

　　c）由于管理評審或審核要求應對管理方案進行修訂。

　　（4）職業健康安全管理方案（略）

　　示例4：

 

　　（1）概述

　　建立并保持員工職業健康安全管理體系培訓程序，明確培訓需求，確保全體員工，尤其是重要崗位的相關人員能夠勝任他所擔負的工作，以滿足職業健康安全管理體系建立及運行要求。

　　（2）職責

　　1）安全科負責確定員工的培訓需求，并將其文件化；

　　2）各部門根據安全科確定的員工職業健康安全培訓需求實施培訓；

　　3）人事部根據培訓需求進行組織協調并制訂年度培訓計劃。

　　（3）控制要求

　　1）根據體系文件要求，確定培訓需求，明確需要培訓的崗位（工種）或人員；

　　2）培訓計劃應明確對各類人員的培訓要求、培訓方式及應達到的效果；

　　3）對可能產生重大事故的崗位人員應進行培訓，使其明確自己的職責，并熟悉本崗位應急準備與反應措施；

　　4）對全體員工都應進行安全意識教育，使其理解本公司的職業健康安全方針，提高安全意識和持續改進的自覺性；

　　5）安全知識的培訓不局限于課堂教學，要充分選用公司的內部會議、板報、公司報、廣播、有線電視等進行職業健康安全知識的培訓教育。

　　（4）支持文件

　　AB/.../...———1999《職業健康安全培訓管理程序》；

　　AB/.../...———1999《對相關方的控制程序》。