1．目的

　　通過實施本程序，以確保各相關場所及人員得到并使用體系文件的有效版本，并及時撤出失效、作廢的文件。

　　2．范圍

　　本程序適用于與OHS管理有關的文件和資料的控制。

　　3．職責

　　3．1OHS管理手冊由最高管理者批準頒布，程序文件由管理者代表批準頒布。

　　3．2人資行政部負責OHS管理手冊、程序文件的組織編寫、發放、更改以及組織體系文件的評審工作，負責適用法律、法規的獲取與識別，負責各部門支持性文件的批準。

　　3．3各部門負責相關文件的實施，文件制(修)訂意見的提出，以及本部門文件和資料的日常管理。

　　4．工作程序

　　4．1職業安全健康管理體系的文件結構

　　一級職業安全健康管理手冊

　　二級程序文件

　　三級

　　a．職業安全衛生法律、法規及職業安全健康有關標準

　　b．安全生產管理標準

　　c．有關部門的支持性文件及安全操作規程

　　d．年度安全工作計劃，年度設備大修安全管理規定，年度設備大修安全用電管理規定等

　　e．OHSMS審核計劃和管理評審計劃

　　f．從相關方得到的技術資料

　　4．2文件的制(修)訂

　　4．2．1文件制(修)訂的條件

　　——公司的組織結構、技術改造、設備更新等變化，現文件不能滿足需要的；

　　——上級文件或標準進行了修訂，現公司文件與之相抵觸的；

　　——經使用部門反映，文件的可操作性不強或與實際中行之有效的做法不相符的。

　　4．2．2文件制(修)訂的提出與歸口

　　使用文件的單位負責文件制(修)訂意見的提出，由人資行政部負責統一修訂。

　　4．2．3文件的批準發布

　　修訂的文件經OHS管理者代表批準后，由人資行政部發布并收回原文。

　　4．3文件的更改

　　4．3．1文件更改的分類

　　4．3．1．1手改：指某些字、符號等出現錯誤時進行的修改。

　　4．3．1．2一般更改：指對原文件進行部分補充或完善、文件的主要內容發生根本變化的修改。

　　4．3．1．3更版：指對原文件版面內容更改二分之一以上，或原文件的主要內容發生較大變化的更改。

　　4．3．2文件更改的方法和步驟

　　4．3．2．1手改的方法是由原文件的下發部門以書面形式下達勘誤表，各部門受控版本按勘誤表進行手改。具體手改的方法是：在錯誤處劃兩條水平線，將正確內容寫在上方。

　　4．3．2．2一般更改由原文件起草部門填寫“文件更改申請表”，并按4．2．3執行后，與原文件一同使用。

　　4．3．2．3更版由原文件起草部門填寫“文件更改申請表”，并按4．2．3執行，并說明原文廢止。

　　4．3．3文件更版一般須經原文件審核人審核，若指定其他人審核，則必須獲得審核所需依據的有關背景資料。

　　4．3．4所有文件更改，文件管理部門應進行編號登記，并編制文件更改一覽表。

　　4．4文件的日常管理

　　4．4．1文件和資料日常管理由人資行政部負責。

　　4．4．2人資行政部應填寫全公司文件收發記錄。

　　4．4．3各部門也要填寫本部門的文件收發記錄。

　　4．4．4文件的受控狀態

　　4．4．4．1文件受控狀態分“受控”和“非受控”兩類，加蓋“受控”章的文件為受控文件，沒有蓋“受控”章的文件為“非受控”文件。

　　4．4．4．2“受控”文件的發放范圍由人資行政部確定。

　　4．4．5受控號

　　文件的受控號填寫在“受控”章內，各部門有固定的受控號。

　　4．5作廢文件的處理

　　4．5．1文件作廢后，應停止使用作廢文件，送交人資行政部統一處理，如需留作資料，則應加“作廢”標識，以確保只使用有效的文件版本。

　　4．5．2人資行政部應及時收回作廢文件，予以更新，經主管領導批準后統一進行銷毀，并建立記錄。

　　5．相關記錄

　　文件會簽辦文單

　　文件收發登記臺帳

　　更改通知單

　　受控文件清單