按GB/T6583(ISO8402)將程序定義為:“為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)所規(guī)定和途徑”。就是為了完成HSE管理體系要素所規(guī)定的方法。在書面或文件化的程序中,通常包括活動(dòng)的目的和范圍,做什么和誰(shuí)來(lái)做;何時(shí)、何地以及如何做;應(yīng)采用什么材料、設(shè)備和文件;如何對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控制和記錄。其內(nèi)容是描述實(shí)施HSE管理體系要素所涉及到的各職能部門的活動(dòng),是HSE管理體系文件結(jié)構(gòu)中的B層文件。
1.程序文件的作用和要求
(1)程序文件是對(duì)那些產(chǎn)生健康、安全與環(huán)境影響的活動(dòng)進(jìn)行策劃和管理所用的基本文件,是管理手冊(cè)的支持性文件。
(2)每一個(gè)程序文件都應(yīng)包含HSE管理體系中的一個(gè)邏輯上獨(dú)立的內(nèi)容,可能是標(biāo)準(zhǔn)的一個(gè)要素,或要素中的一個(gè)部門,或是幾個(gè)要素相關(guān)要求的一組活動(dòng)等。程序文件的數(shù)量、內(nèi)容、格式和外觀由企業(yè)自行確定,程序文件一般不應(yīng)涉及純技術(shù)性細(xì)節(jié),細(xì)節(jié)通常在作業(yè)指導(dǎo)書中規(guī)定。
(3)程序文件的有效實(shí)施才能體現(xiàn)HSE管理體系的功能,因此,程序文件的內(nèi)容和要求要密切結(jié)合實(shí)際情況。程序文件展開的深度和廣度,取決于企業(yè)任務(wù)的復(fù)雜性,采用的工作方法、活動(dòng)內(nèi)容和對(duì)執(zhí)行活動(dòng)人員的水平、能力、技術(shù)與培訓(xùn)所達(dá)到的程序。
(4)程序文件實(shí)質(zhì)是企業(yè)管理中科學(xué)的管理制度,是法規(guī)性文件,要強(qiáng)制執(zhí)行,因此程序文件就有可操作性和可檢查性。
2.程序文件編寫的5W1H原則
(1)What(做什么);
(2)Who(誰(shuí)做,誰(shuí)檢查評(píng)價(jià));
(3)Where(在哪里做);
(4)When(什么時(shí)候做);
(5)Why(為什么做);
(6)How(怎么做,依據(jù)什么,用什么方法)。
3.程序文件編寫前的準(zhǔn)備
(1)編制程序文件明細(xì)表;
(2)現(xiàn)行文件的收集與分析;
(3)編制體系文件編寫大綱;
(4)職能完善和職責(zé)、權(quán)限的確定;
(5)落實(shí)程序文件編寫的工作組織。
4.對(duì)現(xiàn)行文件的收集和分析
收集企業(yè)現(xiàn)行的各種企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)定等文件,其中很多具有“程序”性質(zhì),但也都有其不足之處,應(yīng)該以HSE管理體系有效運(yùn)行為前提,以程序文件的要求為尺度,對(duì)這些文件進(jìn)行一次清理和分析,摘其有用,刪除無(wú)關(guān),按程序文件內(nèi)容及格式要求進(jìn)行改寫。
企業(yè)如果已經(jīng)建立了ISO9000質(zhì)量管理體系或ISO14000環(huán)境管理體系,就應(yīng)該使HSE管理體系與這兩個(gè)體系充分融合,特別是培訓(xùn)、文件控制、記錄管理、內(nèi)部審核和管理評(píng)審等,其管理方式類似,這些程序最好在原ISO9000程序或ISO14000程序基礎(chǔ)上補(bǔ)充為好。
5.落實(shí)企業(yè)程序文件編寫的工作組織
建立工作組織(HSE體系辦公室)應(yīng)考慮的問(wèn)題:
(1)最高領(lǐng)導(dǎo)層的有效介入,以便解決文件審核中發(fā)現(xiàn)的重大問(wèn)題及跨部門的問(wèn)題;
(2)應(yīng)有一個(gè)熟悉標(biāo)準(zhǔn),熟悉各部門實(shí)際工作的,責(zé)任心強(qiáng),文筆好的初審班子;
(3)應(yīng)有人統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)稿。
6.編制程序文件明細(xì)表
根據(jù)企業(yè)的HSE管理體系總體設(shè)計(jì)方案,按體系要素逐級(jí)展開,制定程序文件明細(xì)表,明確程序主管部門及相關(guān)部門的職責(zé)。對(duì)照已有的各種文件,確定需新編、修改和完善的程序文件,制定計(jì)劃逐步完成。一個(gè)企業(yè)程序文件的多少,每個(gè)程序的詳略、篇幅和內(nèi)容都沒(méi)有定論,但在能夠控制的前提下,程序文件個(gè)數(shù)和每一個(gè)篇幅越少越好;每一個(gè)程序之間,要有必要的銜接,但要避免相同的內(nèi)容在不同的程序之間有較大的重復(fù)。
7.編制體系文件編寫大綱
根據(jù)HSE管理體系總體設(shè)計(jì)方案和程序文件明細(xì)表,編制體系文件編寫大綱,大綱中要明確以下內(nèi)容:
(1)編寫工作的組織部門(如HSE體系辦公室)。
(2)針對(duì)每一個(gè)程序文件提出文件編寫控制要點(diǎn)。
(3)明確每個(gè)程序文件編寫部門、責(zé)任人員和進(jìn)度要求。
(4)明確程序文件草稿的審核修改程序:
①本部門領(lǐng)導(dǎo)組織在本部門內(nèi)部的審核修改;
②征求程序中所涉及部門的意見(jiàn);
③編寫工作的組織部門(HSE體系辦公室)審核修改;
④高層領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一審核修改;
⑤各部門領(lǐng)導(dǎo)和專家對(duì)每一個(gè)文件進(jìn)行討論修改;
⑥上述過(guò)程中一個(gè)需多次反復(fù)的過(guò)程。
8.程序文件內(nèi)容和格式
(1)文件編號(hào)和標(biāo)題:程序文件應(yīng)統(tǒng)一編號(hào),以便于識(shí)別。標(biāo)題應(yīng)明確說(shuō)明開展的活動(dòng)及其特點(diǎn)。
(2)目的和適應(yīng)范圍:一般簡(jiǎn)單說(shuō)明開展這項(xiàng)活動(dòng)的和所涉及的范圍。推薦使用如下引導(dǎo)語(yǔ):
為了……制定本程序
本程序規(guī)定了……
本程序適用于……
(3)術(shù)語(yǔ):指本程序中涉及到的并需說(shuō)明的術(shù)語(yǔ)和名詞。
(4)職責(zé):指明實(shí)施程序文件的主管部門及相關(guān)部門的職責(zé)權(quán)限、接口及相互關(guān)系。
(5)程序內(nèi)容:列出開展此項(xiàng)活動(dòng)的步驟,保持合理的編寫順序,明確輸入、轉(zhuǎn)換和輸出的內(nèi)容;明確各項(xiàng)活動(dòng)的接口關(guān)系、職責(zé)、協(xié)調(diào)措施;明確每個(gè)過(guò)程中各項(xiàng)因素由誰(shuí)干,什么時(shí)間干,什么場(chǎng)(地點(diǎn))干、干什么、怎么干、如何控制,及所要達(dá)到的要求;需形成記錄和報(bào)告的內(nèi)容;出現(xiàn)例外情況的處理措施等,必要時(shí)輔以流程圖。
(6)相關(guān)程序、文件和記錄:指出需引用的或與本程序相關(guān)的程序、文件和記錄。
(7)報(bào)告和記錄格式。
確定使用該程序所產(chǎn)生的記錄和報(bào)告的格式,記錄的保存部門和期限,寫明記錄的編號(hào)和名稱。
程序文件應(yīng)得到本活動(dòng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意和接受,以及相關(guān)方對(duì)接口關(guān)系的認(rèn)可,經(jīng)過(guò)審批后實(shí)施。
9.程序文件的批準(zhǔn)、發(fā)布和控制
(1)程序文件發(fā)布前:
①統(tǒng)稿人應(yīng)對(duì)程序文件的風(fēng)格、內(nèi)容、格式、職責(zé)與接口進(jìn)行審查;
②各部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽以確認(rèn)程序文件中的職責(zé)、權(quán)限、接口方式和活動(dòng)原則;
③由最高管理者進(jìn)行最終審查、批準(zhǔn)發(fā)行;
④在所有文件中標(biāo)出標(biāo)準(zhǔn)的識(shí)別標(biāo)記,加蓋“受控文件”標(biāo)識(shí)。
(2)經(jīng)批準(zhǔn)的程序文件的發(fā)放辦法應(yīng)保證所有使用者都能適應(yīng)使用,按序號(hào)為接受者提供文本能保證合理發(fā)放和控制,管理部門應(yīng)保證企業(yè)內(nèi)每一個(gè)使用者熟悉程序文件中與其有關(guān)的內(nèi)容;
[例4]某石油公司體系文件控制程序
1 范圍
為了確保各生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位都能得到有效的HSE文件版本,制定本程序。
本程序規(guī)定了體系文件的編制、發(fā)放、更改與修訂版的控制辦法和要求。
本程序適用于**石油公司,HSE體系文件控制。
2 術(shù)語(yǔ)
本程序采用SY/T6276-1997規(guī)定的術(shù)語(yǔ)。
3 職責(zé)
3.1 HSE辦公室是本程序的歸口管理部門,負(fù)責(zé)管理手冊(cè)和程序文件的控制管理。
3.2 各部門負(fù)責(zé)相關(guān)HSE支持性文件的控制管理。
4 程序內(nèi)容
4.1 體系文件的控制范圍
4.1.1 體系文件的分級(jí)管理:
a)管理局體系文件按本程序進(jìn)行控制;
b)各二級(jí)單位負(fù)責(zé)各自HSE體系文件的控制管理。
4.1.2 體系文件的層次和控制。
a)體系文件分為三個(gè)層次:
(1)HSE管理手冊(cè);
(2)程序文件;
(3)支持性文件。
b)體系文件的控制:
(1)體系文件分為受控文件和非受控文件,分別加蓋“受控文件”和“非受控文件”印章。
(2)HSE管理手冊(cè),用于對(duì)外聯(lián)系業(yè)務(wù)時(shí),加蓋“非受控文件”印章,不作跟蹤管理。管理局內(nèi)部使用時(shí),加蓋“受控文件”印單間,列入受控范圍。
(3)程序文件和作業(yè)文件,必須加蓋“受控文件”印章。
(4)體系文件持有者應(yīng)妥善保管,不得涂改、損壞、丟失。不準(zhǔn)以任何方式向外單位提供或交流。
4.2 體系文件的編制
4.2.1 HSE管理手冊(cè)由HSE辦公室編寫。
4.2.2 程序文件、支持性文件由HSE辦公室組織有關(guān)部門編寫。
4.3 體系文件的審批
4.3.1 HSE管理手冊(cè)、程序文件由HSE辦公室組織有關(guān)部門會(huì)審。報(bào)管理者代表審查。HSE委員會(huì)審核通過(guò)后,管理局局長(zhǎng)簽發(fā)公布。
4.3.2 支持性文件由編寫部門負(fù)責(zé)人審查,HSE辦公室審核,部門正職或主管副局長(zhǎng)批準(zhǔn)發(fā)布。
4.4 體系文件的發(fā)放
4.4.1 HSE管理手冊(cè)和程序文件的發(fā)放,由HSE辦公室統(tǒng)一管理。支持性文件的發(fā)放由有關(guān)部門管理,HSE辦公室備案。
a)對(duì)體系文件加蓋“受控文件”、“非受控文件”控制號(hào)標(biāo)識(shí);
b)負(fù)責(zé)編制“體系文件發(fā)放定額表”;
c)實(shí)施更改;
d)負(fù)責(zé)作廢文件統(tǒng)一回收、銷毀。
4.4.2 HSE管理手冊(cè)、程序文件(合訂本)的發(fā)放,由HSE辦公室按審定的定額發(fā)放。
4.4.3 程序文件(單行本)的發(fā)放,由HSE辦公室按審定的定額發(fā)放。
4.4.4 支持性文件的發(fā)放,由有關(guān)部門按審定的定額發(fā)放。
4.5 體系文件的更改和修訂版
4.5.1 HSE管理手冊(cè)和程序文件的修改,由HSE辦公室組織有關(guān)部門對(duì)更改建議進(jìn)行評(píng)審、報(bào)管理者代表審核,經(jīng)局長(zhǎng)批準(zhǔn)后實(shí)施。
4.5.2 支持性文件的更改,由主管部門提出更改意見(jiàn),HSE辦公室審核,經(jīng)部門正職或主管副局長(zhǎng)批準(zhǔn)后實(shí)施。
4.5.3 體系文件的修訂版
a)當(dāng)管理局發(fā)生重大變更或文件更改多次,體系文件需要修訂版時(shí)應(yīng)有修訂版標(biāo)識(shí),第一版為A,第二版B,依次變更標(biāo)識(shí);
b)過(guò)期、修訂版作廢的文件,均由文件發(fā)放部門統(tǒng)一收回登記,經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。保留的作廢文件應(yīng)加蓋“保留資料”標(biāo)記。
5 相關(guān)程序、文件和記錄
5.1 相關(guān)程序
5.2 相關(guān)文件
5.3 記錄
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