EMS和OHSMS中法律法規遵循情況以及如何評價,一直是困擾許多組織和審核員的問題。組織在建立、實施、運行和保持EMS和OHSMS的過程中,提供其對法律法規遵循情況的評價證據時,經歷了如下過程:不知道要評價法律、法規的遵循→提供一句話或一段話應付審核→少數組織通過定性、定量的方法將適用的法律法規全面評價,得出評價結論。
在大量的審核中,發現一個誤區:不少組織認為對法律法規和標準遵循性的評價,就是出示監測報告,或由企管部寫一份報告,內容是“對組織使用的法律法規進行評價,證實遵守法律法規”,并加蓋單位公章。對于這一問題,中質協質量保證中心一直在思索,一段話式的評價證明能不能被認可?如果不準確,如何做才是符合。為此,中心技術研究部在今年8月組織有關人員對此問題進行了初步探討,現將一些意見展示出來,算是拋磚引玉,希望廣大建立、運行EMS和OHSMS的企業骨干和中心的審核員共同參與到研討活動中。
對于法律法規遵循情況的評價是兩大管理體系中PDCA的“C-監測”環節,我們共同回顧以下EMS和OHSMS中4.5.1條款對法律法規的監測要求:
EMS4.5.1:“……定期評價對有關環境法律、法規的遵循情況”。
OHSMS4.5.1:“主動性的績效測量,即監視是否符合……適用的法規要求”。
在EMS和OHSMS中“法律法規要求”貫穿體系始終,組織內EMS和OHSMS建立、運行效果的好壞,法律法規的符合與否是關鍵。圍繞組織是否遵循環境(環保)和職業健康安全法律法規,以及如何評價法律法規的符合性,本次技術沙龍主要探討六個方面的問題。
1 遵守法律法規評價的目的
有人認為,“4.5.1監視和測量”本身就是對遵守法律法規進行評價,因此監視和測量實施之后,對法律法規的評價也就完成。其實不然,監視和測量的目的是對組織的環境管理活動和職業安全健康管理活動是否按照規定進行實施的檢查,而對遵守法律法規評價的目的重點在于證實組織的控制效果,以及預防事故、預防污染是否符合法律法規的要求,其落腳點在效果方面。對法律法規評價的結果是糾正、預防措施和管理評審的輸入。因此,在即將改版的ISO 14001中將對法律法規遵循的評價增設一個新的條款,這也顯示出其與監視和測量的不同。
2 界定評價的范圍
應該說,法律法規遵循評價的范圍就是組織確定的所有法律、法規、標準和要求。標準4.3.2給出了范圍的大小,即 “組織適用的法律、法規及其他應遵守的要求”。一個組織適用的法律、法規及其他要求可能很多,混在一起評價會顯得沒有條理、目的不明確,評價的效果不易體現。對于組織來說,將識別出的適用的法律法規進行分層或分類之后,再評價或許會是一個好辦法。例如,可將法律法規分為環境意識類、環境行為類;或將其分為定性評價類(如環保法、清潔生產、材料替代、環境影響評價等)、定量評價類(如法規的具體規定、排放標準限值等);還可根據與重大環境因素/重大風險對應的程度將其分為一般評價類和重點評價類。
3 評價的內容
某機械制造企業有污水排放,其監測報告只有SS、pH值的達標結果,這樣的企業能否說污水排放達標?不能!這樣的結果只能說明對SS、pH指標進行監測,其值達標;而該企業排放的污水中其他物質是否達標無法證明。所以,對于是否遵守污水排放標準的評價結果,應該是“未遵守”。
將組織識別出的適用的所有法律法規逐一進行評價,將得出大量、凌亂的結果。這是一個非常復雜的過程,是組織最擔心/困擾的問題,它也是不科學的。一般來說,遵守法律法規的評價可以按照項目來分別進行,如EMS可以從環境影響評價、建設項目“三同時”、排污許可證(排污收費)、清潔生產、污水排放、廢氣排放、噪聲排放、廢棄物排放、土地污染、原材料和資源使用、社區性和其他地方性環境等問題,將組織識別出的適用的法律法規進行歸類。這種方法可以大大縮短評價的過程和工作量,提高評價的有效性。同樣道理,根據體系內容的不同,在OHSMS中可以按照如化學危險品、消防、工會、女工和未成年工、特種設備、安全標志、職業病、防塵、防毒等對法律、法規、標準進行歸類,分別評價。
4 評價的方式
大致來講,法律法規符合性評價可以分為集中式和日常式。集中式評價應以報告的方式出具,組織內(包括最高管理者)可以很清楚地了解法律法規的符合性,有利于為改進提供輸入。日常式評價可以融在體系的每個過程中,此方法更關注對法律法規評價的充分性。何種方式最適合組織應由組織自主選擇。
5 評價的深度
在建立EMS和OHSMS時,組織都經過了認真、細致的初始評審,有詳細的初始評審報告,其中包括具體的守法的自我評價。在體系的運行、保持過程中,對于生產流程不變、工藝和設備不變、人員相對穩定的過程中涉及的法律法規,可以不必逐一進行評價(如遇到重大法律法規、標準修改時例外,此時應做重新評價)。對與重大環境因素和重大風險有關的法律法規的符合性,應進行重點評價。
6 評價的頻次
一般情況下,僅僅是體系的保持,對法律法規的符合性評價可以與內審結合,每年1~2次。當遇到變化時應及時進行評價,如體系發生重大變化(范圍的變更、擴大時),法律、法規、標準出現修改、增加、廢止時,生產工藝、設備、治理技術發生變化時等。