1目的和適用范圍

　　為規范各類質量記錄的管理，保證質量活動的可追溯性，并為相關質量活動提供客觀證據，特制定本程序。

　　本程序適用于本公司各項質量活動記錄和評價記錄及報告的管理。

　　2 職責

　　2.l辦公室負責有關技術質量活動記錄和檔案的管理。

　　2.2辦公室人力資源管理員負責有關人員記錄和檔案的管理。

　　2.3辦公室設備管理員負責有關設備記錄和檔案的管理。

　　2.4辦公室材料管理員負責有關材料記錄和檔案的管理。

　　2.5辦公室主任負責有關評價記錄和報告的管理。

　　2.6辦公室負責有關評價記錄和報告的歸擋。

　　2.7辦公室綜合管理員負責文書類記錄的管理。

　　2.8辦公室圖書管理員負責法律、法規、技術標準，安全評價相關文件等資料的村黨和節約等管理。

　　2.9技術負責人負責批準法律、法規、技術標準，安全評價相關文件等資料等修訂或替代版本的使用。

　　3程序內容

　　3.1記錄管理范圍

　　3.1.1辦公室負責客戶投訴處理、質量信息反饋和糾正措施、質量事故調查和處理、質量體系內部審核和管理評審、質量體系文件發放和回收等記錄和檔案的管理。

　　3.1.2辦公室人力資源管理員負責人員的資質、履歷、培訓、考核等記錄和檔案的管理。

　　3.1.3辦公室設備管理員負責設備的驗收、使用、維護、保養等記錄和檔案的管理。

　　3.1.4辦公室材料管理員負責材料的驗收、使用、進出、保管等記錄。

　　3.1.5 辦公室負責合同的管理。

　　3.1.6辦公室資料管理員負責有關評價的委托、記錄和報告的歸檔。

　　3.1.7辦公室綜合管理員負責有關文件、文書、信件、傳真、電話記錄、內部會議紀要、通知等記錄的管理。

　　3.2記錄的要求

　　3.2.1各種質量活動產生的記錄，記錄人員應按照相應程序文件和管理規定的要求填寫，應遵守以下規定：

　　——記錄書寫應字跡清楚，填寫規范、真實、完整，可采用計算機打印或用碳素墨水、藍黑墨水書寫；

　　——記錄時如有差錯可采用杠改法，并簽字或蓋章確認；

　　——評價類記錄不允許重抄，記錄要"原始”，不能追記；

　　——記錄應有責任人員和記錄人員的簽字標識。

　　3.2.3各種記錄表辦公室綜合管理員統一保管，評價人員根據需要領取，領取時應履行簽字手續。

　　3.3記錄的歸檔

　　3.3.1各種質量記錄由相關責任人員整理后歸檔，根據實際情況確定保存期限，當沒有其它規定時，按以下規定執行：

　　——人員技術業績檔案保存至該人員調離公司；

　　——設備檔案保存至該設備報廢；

　　——投訴處理、質量事故調查和處理、質量體系內部審核和管理評審、質量體系文件發放和回收等檔案保存五年。

　　3.3.2評價記錄、報告、委托書、合同和其它附件由辦公室整理保存。

　　3.4檔案管理要求

　　3.4.1檔案保存應有適宜的環境和必須的設施，保證各種檔案不被損壞和變色。檔案應分類建帳保存，便于查閱和管理。

　　3.4.2當需要借閱存檔的技術資料時，借閱人員應填寫記錄，得到辦公室負責人同意后，方可辦理借閱手續。

　　3.4.3在辦理技術資料借閱手續時，辦公室應進行登記，借閱人員簽字確認。借閱人員在使用期間應保持技術資料完好并在規定期限內歸還。

　　3.4.4技術資料整理、歸檔、保存和借閱過程中，應嚴格遵守為客戶保密的規定，具體按《保密和保護所有權程序》執行。

　　4記錄

　　執行本程序產生并保持以下記錄：

　　——評價資料存檔登記臺帳

　　——技術資料借閱登記表

　　5相關文件

　　XTAP-QMS1Ol-2006《保密和保護所有權程序》

　　XTAP-QMS109-2006《安全評價實施程序》

　　XTAP-QMS111-2006《評價報告管理程序》