1 目的

　　有效控制××鋁QEHS管理體系有關文件、資料，確保所使用文件的正確性、有效性。

　　2   適用范圍

　　適用于QEHS管理體系有關的文件、資料控制。

　　3   術語和定義

　　受控文件：指文件的發放、更改、回收和作廢都按規定進行控制，以確保文件持有人持有效版本的文件。

　　非受控文件：指文件的更改、作廢不通知文件持有人的文件。

　　4  職責

　　4.1  最高管理者

　　負責批準發布QEHS管理手冊。

　　4.2  管理者代表

　　負責批準發布QEHS程序文件。

　　負責組織對現有體系文件的定期評審。

　　4.3  實業管理部（安全環保部）

　　負責公司管理手冊、程序文件、管理制度、記錄的發放、登記。

　　負責收集和管理與體系有關的文件、資料。

　　負責QEHS文件管理體系有關文件、資料的編制。

　　4.4  各部門、各二級單位負責與本部門、本單位QEHS管理體系文件的編制、使用和保管并收集、整理和管理QEHS管理體系的文件、資料等。

　　5  工作程序

　　5.1  文件分類、編號

　　QEHS管理體系文件、資料包括管理手冊、程序文件、作業指導書、記錄等。

　　文件的編號見《中國××鋁業公司質量環境和職業健康安全管理體系文件編制導則》。

　　5.2  文件的編寫、審核、發布、發放

　　5.2.1  公司《質量環境和職業健康安全管理手冊》由實業管理部（安全環保部）組織編寫，管理者代表審核后上報最高管理者批準發布。

　　公司程序文件由實業管理部（安全環保部）組織編寫，管理者代表批準。作業文件包括管理類文件、技術類文件、工作程序類文件和崗位工作類文件。記錄由所屬二級單位根據實際情況自行編制。

　　5.2.2  原版文件（含批準依據）應交實業管理部（安全環保部）統一保管，各部門使用的均為“副本”。

　　5.2.3  應確保文件使用的各場所都能得到相關文件的適用版本，文件的發放填寫《文件發放、回收記錄》。

　　5.3  文件的受控狀況

　　5.3.1  管理手冊、程序文件、作業文件（如各種規章制度、管理標準、崗位作業標準）以及公司在用的其他質量環境和職業健康安全文件、法規和資料等加蓋“受控”章和按分發號進行控制。凡蓋受控章的文件必須跟蹤修改狀態，而非受控文件（不蓋受控章）不再跟蹤修改。

　　5.3.2  對于一次性或短期使用的文件，如月計劃、周計劃，不蓋“受控”章，有統一的編號即可。

　　5.3.3  外來的QEHS法律、法規、標準不加蓋“受控”章，由歸口管理部門定期進行審核，并出具《××××年有效外來文件清單》。凡過期的作廢文件應隔離存放并作失效標識，以保證在使用現場為有效版本。

　　5.4  文件的更改

　　5.4.1公司《質量環境和職業健康安全管理手冊》的更改由實業管理部（安全環保部）負責，相關部門提出《文件更改申請單》，說明更改的原因，管理者代表負責組織有關人員更改，最高管理者批準。

　　5.4.2  公司程序文件的更改由各部門提出《文件更改申請單》，經管理者代表審批，采用換頁更改，由實業管理部（安全環保部）發放《文件更改通知》，并收回廢頁，各部門組織填寫《文件更改記錄表》。實業管理部（安全環保部）、相關部門在文件更改后一個月內對文件更改情況進行檢查。

　　5.4.3  公司《質量環境和職業健康安全管理手冊》、《程序文件》的更改作廢的原文件（包括作廢頁）必須由實業管理部（安全環保部）收回，以確保有效文件的唯一性，其他作廢文件由相關部門負責收回。

　　5.5  文件的發放與接收

　　5.5.1 文件的使用者應填寫《文件發放、回收記錄》，經相應主管部門負責人審批方可領用。文件的接收部門應填寫“受控文件接收清單”，接收人簽章。

　　5.6  文件的保存

　　5.6.1  文件須妥善保管。

　　5.6.2  對受控文件，應及時填寫《文件控制清單》。

　　5.6.3  與質量環境和職業健康安全管理相關的技術文件資料的保存應符合有關法律規定，具體保存時間由實業管理部（安全環保部門）根據法規確定。

　　5.7  文件的作廢與銷毀

　　5.7.1  所有失效或作廢文件須及時從所有發放或使用場所撤出，經原審批部門核準后，加蓋“作廢”印章。

　　5.7.2  作廢文件，由相關部門填寫《文件銷毀申請》，經公司實業管理部（安全環保部）批準后銷毀。

　　5.7.3  借閱、復制與質量環境和職業健康安全管理體系有關的文件時，經辦人應填寫《文件借閱、復制記錄》，由公司實業管理部（安全環保部）審批后方可借閱、復制。復制的受控文件必須登記編號。

　　5.8  外來文件

　　5.8.1  辦理過程：簽收、登記、承辦等。

　　5.8.2  辦理的步驟：見公司文件《行政公文處理暫行規定》。

　　6相關文件

　　《檔案管理制度》

　　《行政公文處理暫行規定》