【摘要】文檔管理是質量管理體系的一部分，只有依據國家的有關法規，按照文件和記錄控制要求，接受先進的文檔管理理念和方法，建立有效的文檔管理體系，才能保障工程建設文件的正確應用和完整、準確、系統地歸檔，進而保障核電站的安全、長期、正常、穩定、經濟運行。
【關鍵詞】核電工程 質量管理 文檔管理
１．引言
在我國核安全法規ＨＡＦ００３《核電廠質量保證安全規定》中，對文件控制與管理提出了非常明確的要求。在廣東核電工程建設中，“安全第一、質量第一”始終是最核心的方針。安全必須建立在合格的質量基礎之上。為了保障工程質量，需要建立文件化的質量管理體系，并將文件作為貫穿整個體系的要素進行控制，保汪工程建沒中正確地產生、流轉和使用文件，并促進文件完整、準確、系統地歸檔；工程文檔管理則為工程建沒保存真實、完整和系統的文件、記錄等見證件。本文主要從質量管理與文檔管理之間的相互促進作用人手，探討了工程建設文檔的管理方法。
２．核電工程質量管理對文檔管理的促進作用
２．１文檔意識的提高。
質量管理強調過程控制和文件化的管理，用程序文件、崗位操作規范規定了每個部門及每個崗位的工作流程、目標和責任。“凡事有據可查”，由于質量管理的要求，產生文件和記錄的責任落實到了參與活動的每個員工，使廣大員工能夠更加深刻地理解各項職能活動過程中正確地產生文件或記錄，并及時將其歸檔的重要性和必要性，提高了全員的文檔意識。
２．２文檔管理的規范化。
文檔管理的主要對象是文件和記錄，其標識、收集、整理、存儲、保管、提供利用、鑒定銷毀等管理努力提高系統在實施遠程監控的實用性、適應性和靈活性，最大限度地滿足安全監督工作的不同需求。系統采用數據加密技術、防火墻技術、共享磁盤技術、關鍵部件冗余技術和其它相關認證技術，其安全、可靠性得到充分的保障。第三，智能化網絡監控系統的應用，讓我們消除路途奔波的疲憊，只要端坐電腦桌前，手指輕輕一擊鼠標，施工現場大到機器設備運轉，小到混凝土骨料粗細的搭配，遠至天邊，近至眼前，一覽無余。降低了勞動強度，提高了工作效率。這就是建筑項目遠程安全控制管理系統的效果。應用智能化系統的遠程控制管理信息網絡對建設工程安全生產、施工現場環境保護、安全、質量、進度、項目管理、作業條件進行遠程實時圖像監控管理、視頻采集、傳輸和終端監控。從實際出發，既滿足當前各行業的功能需求，同時又為未來拓展余地。以完善、提高、加快我國智能化系統控制管理的建設與發展，達到節約資源，降低能耗和保護環境的目的。為人們提供安全、舒適、方便、高效的工作與生活環境。要求，正好吻合質量管理對文件和記錄的控制要求；文檔管理自然成為質量管理的有機組成部分。文檔管理不但管理著所有活動所產生的文件和記錄，同時也必須按照質量管理的要求，通過程序對文檔管理活動全過程進行控制。質量管理促進了文檔管理的規范化。
２．３文檔管理內容的豐富和歸檔范圍的明確。
在質量管理中，對文件和記錄的控制，從形成到消亡的全生命周期都有較高的要求。文檔管理在實現這些要求的過程中，大大豐富了管理的內容，如文件編碼管理、文件格式的管理和受控文件的管理等。以前文檔管理中難以觸及的內容成為了現在文檔管理的組成部分，文件收發控制也得到了加強。特別是對記錄的管理，在建立質量管理體系以前，因為收集范圍很難界定，文檔管理人員很難按照活動內容收集完整；而建立全面質量管理體系以后，質量管理體系文件中明確規定了要求建立和保存的記錄范圍，并且專門規定了記錄的編制方式和記錄控制要求，對每項記錄環節的責任人的職責和權限作了詳細規定。質量管理體系使得記錄在閉環軌道中以強制性的管理方式不停地產生，自然累計成為檔案的前身。
２．４文件歸檔的質量保證。
在傳統管理環境下，檔案管理和文件管理以“歸檔”為接口，檔案部門基本是“交什么，收什么”，缺乏對歸檔前文件材料的質量進行有效控制，歸檔文件的質量，特別是文件內容的完整性、準確性和系統性沒有保證。質量管理要求文檔管理以全面質量管理思想為指導，以質量控制為手段，對文件與檔案管理的所有環節實行全過程監控。文檔管理加強了前端控制。將活動全過程中的每個環節按照規定進行詳細、真實記錄，形成完整、客觀的第一手材料，保證了文件歸檔質量。
３．核電工程文檔管理對質量管理的支持
３．１文件檔案為質量體系文件的編寫提供條件和依據。
編寫質量體系文件的主要資料來源之一是單位的檔案材料。這些檔案材料可以充分提供單位的發展歷程、規模、性質、業績、質量水平、生產能力、所處的環境及單位原有的規章制度和其他質量文件等。只有充分利用單位保存的檔案材料，將原有工作中積累的經驗，按照全面質量管理體系的要求進行加工和優化，取之精華，去其糟粕，編寫出的文件才能滿足不斷進步的管理要求且具有
操作性。
３．２文檔管理為質量體系中文件的控制提供方法和手段。
質量體系只是對文件和記錄的控制提出了相關要求，并未提供具體的方法和手段。對于文件控制程序中的很多操作，如文件的收發、使用、更改、回收和文件的借閱、鑒定、歸檔、處置，都是文檔管理中的日常工作。文檔管理在這些方面具有長年累積的工作經驗，并形成了相關制度。將這些管理方法運用到文件控制程序中，既便于操作，又行之有效。
３．３嚴謹的文檔管理為質量及有關管理提供真實可靠的記錄。
文檔管理的目標是規范各項職務活動中形成的具有保存價值的文件材料，并向檔案部門歸檔。在工程建設中，必須通過制訂和實施相應的控制措施和程序，對文件的產生和流轉進行有效控制，確保工程建設中的文件正確傳遞，使所有單位、部門和人員能夠準確、及時地得到并使用所需文件；同時按照國家重大建設項目檔案管理要求建立文件歸檔管理程序，加強檔案的收集、整理和保管，保證建設項目歸檔文件的完整、準確、系統和安全。只有這樣，才能為工程建設積累下真實可靠的記錄。
３．４工程檔案資料為判定工程質量提供了重要依據。
建設工程檔案驗收是工程驗收的組成部分。《中華人民共和罔建筑法》、國務院《工程質量管理條例》、國家檔案局《重大建設項目檔案驗收辦法》、國防科工委《國防科技工業固定資產投資項目檔案管理規定》及《驗收辦法》都要求建設工程。在竣工驗收時對建設工程檔案資料進行驗收，工程檔案未經驗收，建設工程不得驗收，建沒工程檔案未達到優良標準的不得申報優良工程。這些規定明確了工程檔案資料是判定工程質量的重要依據。工程完工后的決算、審計工作以及判定建設工程質量的管理與監督是否有效，在很大程度上依賴于工程技術檔案。即通過對照工程預算，及施工過程中的實際變化（如設計修改與變更），經過計算最后確定工程的決算，以及是否合理使用資金等。施工過程中有時會出現一些事故，這些事故的責任認定和處理很大程度上依賴工程建設過程中的檔案。
４．核電工程建設文檔的管理
由于工程文檔是無形資產和信息資源的重要組成部分，且國家和有關部門對工程文檔有嚴格的要求，建設單位需要在工程建設中合理部署文檔管理，為保證工程建設質量打下文檔基礎。
４．１按照質量管理要求，樹立全員的責任意識。
質量管理把文件和記錄的責任落實到了參與活動的每個人，建設單位所有員工都應負起文檔管理的責任，保證個人業務活動中產生的文件正確、有效、適用和精簡，保證傳遞過程中文件的安全，主動收集積累反映與工程項目有關的重要職能活動、具有參考或利用價值的各種載體的文件，及時將應歸檔文件向文檔管理部門歸檔。
４．２結合質量管理體系，強化項目檔案管理制度。
工程建設文檔工作由建設單位統一領導，按照國防科技檔案管理的“三納入”、“四參加”、“四同步”規定，建立項目檔案工作領導責任制和相關人員崗位責任制，把檔案工作列入管理機構的工作計劃，保證機構、人員、經費和設施設備等必備條件適應文檔工作發展的需要。“三納入”是指將文檔管理納入：①單位的管理體制，解決檔案工作的領導、機構、人員和經費問題；②單位的管理制度、工作程序和計劃，在單位的各項管理制度中，都有檔案工作的內容和規定；⑧有關人員的工作職責，并作為考核與獎勵的內容之一。只有堅持“三納入”，檔案部門積極地參與到工程建設項目的建設活動中，才能充分發揮職能，變事后控制為事前控制，及時發現問題并及時糾正，才能確保各個承擔工程建設項目的單位和個人按計劃或制度履行相應職責，明確工程建
設項目應形成的材料并及時歸檔。“四參加”和“四同步”是對“三納入”的補充和深化。通過“四參加”和“四同步”可以使檔案管理人員了解工程建設項目的文件材料的形成積累，及時收集并監督歸檔。只有這樣，才能做到工程建設項目工作和建檔工作的同步進行。
４．３通過合同控制文件歸檔。
工程建設管理部門的各業務主管部門，在各自的業務范圍內，通過合同明確要求承包單位負責收集、積累其承包項目的全部文件。項目監理單位負責收集、積累項目監理文件，審核和簽署竣工文件。核設施建設中，基建工程、外購設備或其他技術項目進行鑒定和驗收時，應當由建設單位的檔案部門預先對應歸檔的文件材料進行驗收，凡文件材料未歸檔或歸檔質量不符合標準要求的，必須限期改正，否則視同未完成合同，不能進行鑒定和驗收。
４．４建立有效的文檔管理組織體系，保障文件體系的運行。
建設單位領導、辦公室、各業務部門和承包方從縱向和橫向共同構建成工程文檔管理體系。由建設單位內的組織體系和建設單位與相關單位的網絡關系共同構成。在組織體系上，由文檔主管領導在建設單位負責人領導下負責文檔管理工作，辦公室作為管理機構文檔管理歸口單位，進行工程文件管理和已經完成驗收的工程子項的檔案管理，同時負責工程建設管理信息系統管理。各業務主管負責本部門文件管理，配合辦公室做好本部門文件歸檔工作。網絡體系上，工程項目的承包方按照合同要求，負責本單位工程文件的收集、積累和整理，并在相關業務主管部門的組織協調下完成竣工檔案的移交。